39.

Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivama (»Narodne novine« broj 105/97 i 64/00), na temelju članka 17. i članka 18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« broj 63/04) te članka 48. stavka 1. točke 3. Zakona o lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi (»Narodne novine« broj 33/01, 60/01 i 129/05), Gradsko Poglavarstvo Grada Opatije, na sjednici održanoj 3. 10. 2006. godine, donosi

PRAVILNIK
o zaštiti i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, korištenje i zaštita arhivskog i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno je ili se koristi u poslovanju Grada Opatije i njegovih prednika (u daljnjem tekstu: Grad), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Sastavni dio ovoga Pravilnika je Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Grada Opatije s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovu poslovanju, a na koje suglasnost daje nadležni državni arhiv.

Članak 2.

Grad je stvaratelj i imatelj javnog arhivskog i registraturnog gradiva.

Arhivsko gradivo su zapisi ili dokumenti koji su nastali u obavljanju djelatnosti Grada, a od trajnog su značaja za kulturu, povijest i druge znanosti bez obzira na mjesto i vrijeme nastanka i neovisno o obliku i nosaču na kojem su sačuvani.

Zapisi su dokumenti i to osobito: spisi, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskanice, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojno čitljivi zapisi, datoteke, a uključuju i programe i pomagala za njihovo korištenje.

Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva.

Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom Grada.

Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva Grada obavlja nadležni državni arhiv.

Članak 3.

Temeljni pojmovi u smislu ovoga Pravilnika:

1. Arhiva (pismohrana) je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko odnosno registraturno gradivo do predaje nadležnom državnom arhivu.

2. Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definirani upisnik, zapisnik i sl.).

3. Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u arhivu prema vrstama i količinama.

4. Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija koja je nastala radom Grada ili je u posjedu Grada bez obzira na evidentiranost kroz službene evidencije (dokumentacija nastala u uredskom poslovanju, službenom poslovanju, evidencije i sl.).

5. Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

6. Konvencionalno gradivo je gradivo za čije isčitavanje nisu potrebni posebni uređaji.

7. Nadležni rukovoditelj je rukovoditelj gradskoga upravnog tijela u čijoj je nadležnosti upravljanje zapisima.

8. Nekonvencionalno gradivo je gradivo za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji, a može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.

9. Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

10. Odgovorna osoba za arhivu je rukovoditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana arhiva, odnosno osoba kojoj takva ovlast pripada temeljem unutarnjeg ustroja ili na koju takvu ovlast prenese odgovorna osoba.

11. Osoba zadužena za arhivu je osoba koja neposredno obavlja poslove arhive.

12. Pisarnica je posebno organizirana služba u kojoj se obavljaju uredski poslovi (prijem i pregled akata, upisivanje akata, dostava akata u rad, administrativno-tehnička obrada akata, otprema akata, razvođenje akata, stavljanje akata u arhivu i njihovo čuvanje).

13. Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva Grada Opatije s rokovima čuvanja (u daljnjem tekstu: Poseban popis) je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Grada, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu gradiva.

14. Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD i sl.).

15. Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnog gradiva u posjedu Grada bez obzira na mjesto čuvanja, koji je organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Grada predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

Registraturno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg ustroja stvaratelja, prenošenja dijela ili svih poslova na drugog stvaratelja, kao i zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a sve uz prethodno pribavljeno mišljenje nadležnog državnog arhiva, sukladno zakonu.

II. UREDSKO POSLOVANJE

Članak 5.

Uredsko poslovanje Grada vodi se sukladno odredbama Uredbe o uredskom poslovanju (»Narodne novine« broj 38/87 i 42/88), Uputstva za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (»Narodne novine« broj 49/87 i 38/88), Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama stvaralaca i primalaca akata (»Narodne novine« broj 38/88) i Plana klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata upravnih tijela grada za tekuću godinu.

Uredsko poslovanje temelji se na načelu zatvorenoga dokumentacijskog ciklusa, koji obuhvaća primanje akata, upisivanje akata u osnovnu evidenciju, dostavu akata u rad, razvođenje i odlaganje akata.

Članak 6.

Službenici gradskih upravnih tijela dužni su dovršene predmete odmah vratiti pisarnici.

Dovršeni predmeti razvode se u odgovarajućim rubrikama urudžbenog zapisnika /upisnika/ i odlažu u pisarnici po klasifikacijskim oznakama.

Članak 7.

Plan klasifikacijskih oznaka za svaku godinu donosi nadležni rukovoditelj.

Članak 8.

Registraturno gradivo predaje se u središnju arhivu u sređenom stanju i u tehnički oblikovanim jedinicama uz sumarni popis.

III. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 9.

Grad kao stvaratelj i imatelj javnog arhivskog i registraturnog gradiva dužan je:

- savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osigurati ga od oštećenja do predaje nadležnome državnom arhivu,

- na zahtjev nadležnoga državnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve nastale promjene,

- pribavljati mišljenje državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,

- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva i redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,

- omogućiti ovlaštenim djelatnicima državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.

Grad je dužan izvijestiti nadležni državni arhiv o svakoj promjeni statusa i ustroja radi davanja mišljenja o postupanju s arhivskim i registraturnim gradivom.

IV. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 10.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljena u pismohrani.

Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati i izvan pismohrane ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim Pravilnikom ili posebnim odobrenjem.

Izvan pismohrane može se čuvati i obrađivati računovodstvena dokumentacija i nekonvencionalno gradivo.

Upravno tijelo ili ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, a radi upisa u zbirnu evidenciju iz članka 11. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 11.

U okviru uredovanja arhive vodi se:

1. Arhivska knjiga kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u arhivu,

2. Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kojoj osnovi u posjedu Grada. Zbirna evidencija sadrži: redni broj, oznaku, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količinu, nosač, rok čuvanja i napomenu.

Članak 12.

Arhivska knjiga ima funkciju sumarnog popisa arhivskoga i registraturnog gradiva odloženog u arhivu.

Upis arhivskoga i registraturnog gradiva iz prethodne godine vrši se najkasnije do travnja tekuće godine.

U arhivsku knjigu upisuje se i gradivo iz članka 10. ovoga Pravilnika koje je zadržano kod pojedinih ustrojstvenih jedinica.

Redni brojevi upisa u arhivsku knjigu teku kontinuirano bez obzira na godište i vrstu gradiva, a pojedine rubrike se popunjavaju na način utvrđen točkom III. Uputstva za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju.

Prijepis (preslika) upisa u Arhivsku knjigu i Zbirne evidencije za prethodnu godinu dostavlja se nadležnom državnom arhivu redovito jednom godišnje.

1. Konvencionalno gradivo

Članak 13.

Riješeni predmeti i dovršeni spisi stavljaju se u tehničke arhivske jedinice (određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape).

U upravnom tijelu, odnosno ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo, čuva se najviše dvije godine od završetka predmeta. Nakon toga roka gradivo se obvezno predaje u arhivu, osim u slučaju iz članka 10. ovoga Pravilnika.

Rukovoditelj upravnog tijela, odnosno ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje arhivi na daljnje čuvanje.

Svaki djelatnik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja dodataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja predmeta kojim raspolaže.

Svaki djelatnik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice, a na svakoj arhivskoj jedinici ispisati naziv ustrojstvene jedinice, godinu nastanka gradiva, naziv i vrstu gradiva, raspon brojeva predmeta i rok čuvanja gradiva.

Članak 14.

Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama.

Gradivo iz prethodnog stavka ovoga članka predaje se pismohrani putem interne dostavne knjige ili uz popis (primopredajni zapisnik) koji potpisuje ovlašteni djelatnik i djelatnik zadužen za pismohranu.

Službenik zadužen za pismohranu obvezatno pregledava preuzeto gradivo i provjerava točnost upisanih podataka.

Članak 15.

Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na način propisan odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspoređuje u odgovarajućim prostorijama pismohrane na police odnosno ormare.

Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještaja gradiva jednog godišta na police i u ormare obavlja se numeriranje arhivskih jedinica.

Arhivsko gradivo (gradivo trajne vrijednosti) odlaže se u centralnoj pismohrani odvojeno od registraturnog gradiva (gradiva s ograničenim rokovima čuvanja).

Gradivo određenog stupnja tajnosti čuva se u zaključanim metalnim ormarima (kasama).

2. Nekonvencionalno gradivo

Članak 16.

Nekonvencionalno gradivo obuhvaća:

- elektroničke isprave (dokumente) izrađene pomoću računala i drugih elektroničkih uređaja sa svojstvima definiranim Zakonom o elektroničkoj ispravi (»Narodne novine« broj 150/05),

- podatke evidentirane u elektroničkim bazama podataka na osnovi kojih se putem informacijskog sustava stvaraju konvencionalni dokumenti,

- digitalne slike dokumenata nastale postupkom digitalizacije konvencionalnih dokumenata.

Članak 17.

Elektroničke isprave (dokumenti) čuvaju se izvorno u informacijskom sustavu i na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja, i čine elektroničku arhivu.

Elektronička arhiva mora osigurati:

- da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju odnosno sadržaj isprava,

- da su elektroničke isprave u čitljivom obliku za cijelo vrijeme čuvanja dostupne osobama koje imaju pravo pristupa tim ispravama,

- da se čuvaju podaci o elektroničkim potpisima kojima su elektroničke isprave potpisane kao i podaci za ovjeru tih elektroničkih potpisa,

- da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji uz ugrađene elektroničke potpise pružaju razumno jamstvo za njihovu vjerodostojnost i cjelovitost za cijelo vrijeme čuvanja,

- da je za svaku elektroničku ispravu moguće vjerodostojno utvrditi podrijetlo, stvaratelja, vrijeme, način i oblik u kojem je zaprimljena u sustav na čuvanje,

- da su elektroničke isprave pohranjene u takvom obliku i pomoću takve tehnologije i postupaka koji pružaju razumno jamstvo da ne mogu biti mijenjane i da se ne mogu neovlašteno brisati,

- da postupci održavanja i zamjene medija za pohranu elektroničkih isprava ne narušavaju cjelovitost i nepovredivost elektroničkih isprava, i

- da se elektroničke isprave mogu sigurno, pouzdano i vjerodostojno zadržati u razdoblju koje je utvrđeno zakonom ili drugim propisima kojima se uređuju obveze čuvanja odgovarajućih isprava na papiru.

Podaci evidentirani u elektroničkim bazama podataka i digitalne slike dokumenata nastale postupkom digitalizacije konvencionalnih dokumenata čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.

Elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju na način da je iz njih moguće obnoviti podatke i da se osigurava mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa kao i oštećenja ili uništenja infrastrukture koja omogućava korištenje podataka.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava u skladu sa deklariranom vrijednošću vijeka trajanja i od proizvođača deklariranim uvjetima čuvanja medija na kojemu su arhivske kopije pohranjene. Prije isteka deklariranih vrijednosti vrši se presnimavanje na nove medije.

Članak 18.

Za postupak provođenja arhiviranja podataka u skladu s ovim Pravilnikom odgovoran je zaduženi djelatnik kojeg određuje nadležni rukovoditelj.

V. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 19.

Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo uz nazočnost službenika zaduženog za pismohranu.

Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.

Svaki uvid u gradivo ili izdavanje preslike gradiva potrebno je upisati u evidenciju - Knjigu posudbe.

Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje samo putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obveznog upisa u Knjigu posudbe.

Članak 20.

Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.

Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima djelatnik pismohrane, a treći primjerak dobiva djelatnik odnosno korisnik gradiva.

Poslije korištenja gradivo se obvezno vraća na mjesto odakle je uzeto, a revers se poništava.

Članak 21.

Izdavanje arhivskog i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i drugih propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pisane zamolbe tražitelja.

Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine« broj 172/03).

Članak 22.

Krajem svake godine odnosno prije godišnjeg ulaganja novog gradiva u pismohranu, službenik pismohrane vrši provjeru je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno u pismohranu, službenik će zatražit povrat gradiva. Ukoliko korisnik gradiva posuđeno gradivo treba i u slijedećoj godini, to će se pisano utvrditi uz potpis korisnika gradiva i djelatnika pismohrane.

VI. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 23.

Redovito, a najkasnije pet godina od posljednjeg provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onog dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u arhivi pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva.

Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se samo ako je gradivo sređeno i popisano na način propisan odredbama ovoga Pravilnika.

Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine« broj 90/02) kao i Posebnog popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika.

Članak 24.

Rokovi čuvanja navedeni u Posebnom popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći:

- kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjeg upisa,

- kod vođenja postupaka - od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,

- kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem - od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati,

- kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije - od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,

- kod personalnih listova - od godine osnutka personalnog lista,

- kod disciplinskih postupaka - nakon okončanja postupka,

- kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 25.

Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće nadležni rukovoditelj, prijedlogom koji se dostavlja nadležnom državnom arhivu.

Prijedlog sadrži podatke o nazivu stvaratelja gradiva, vrsti gradiva koje će se izlučivati i razdoblju u kojemu je gradivo nastalo.

Po primitku odobrenja da se izlučivanju može pristupiti, odgovorna osoba iz stavka 1. ovoga članka imenuje petočlano povjerenstvo koje obavlja poslove u svezi s izlučivanjem.

Popis gradiva za izlučivanje mora sadržavati: naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koja će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu gradiva (izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl.).

Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže razlog za izlučivanje i uništenje (npr. istek roka čuvanja, nepotrebnost za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak 26.

Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik nadležnoga državnog arhiva.

Članak 27.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje, potpisan od predsjednika i članova Povjerenstva dostavlja se nadležnome državnom arhivu.

Nadležni državni arhiv izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti ili djelomično odobriti ili odbiti.

Članak 28.

Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz članka 27. ovoga Pravilnika odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja odnosnog gradiva.

O postupku uništavanja izlučenog gradiva sastavlja se zapisnik, od kojeg se jedan primjerak dostavlja nadležnom državnom arhivu.

Članak 29.

Ako gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 30.

Izlučivanje registraturnog gradiva utvrđivat će se u arhivskoj knjizi odnosno Zbirnoj evidenciji gradiva u arhivi s naznakom broja i datuma rješenja nadležnoga državnog arhiva o odobrenju izlučivanja.

Članak 31.

Arhivsko gradivo Grada predaje se nadležnome državnom arhivu temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« broj 105/97 i 64/00) i Pravilnika o predaji arhivskog gradiva arhivima (»Narodne novine« broj 90/02).

Arhivsko gradivo predaje se nakon provedenog odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

O predaji arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu sastavlja se zapisnik čiji je sastavni dio popis predanog gradiva.

VII. SLUŽBENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE

Članak 32.

Stručne poslove na zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva u pismohrani obavljaju službenici zaduženi aktima o unutarnjem ustroju upravnih tijela Grada i rasporedu na odnosna radna mjesta.

Članak 33.

Službenik u pismohrani mora imati najmanje srednju stručnu spremu i položen državni stručni ispit, kao i položen stručni ispit za službenika u pismohrani sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narodne novine« broj 93/04).

Ukoliko službenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku od jedne godine od dana prijama u službu, odnosno u roku od jedne godine od početka primjene ovog Pravilnika (zatečeni službenici).

Članak 34.

Službenik u arhivi dužan je:

- pripremati gradiva od unutarnjih ustrojstvenih jedinica, formirati arhivske jedinice, označiti ih potpunim oznakama i odložiti u spremište,

- srediti i popisati gradiva,

- osiguravati materijalno-fizičku zaštitu gradiva,

- odabirati arhivsko gradivo,

- izlučivati registraturno gradivo kojem su prošli rokovi čuvanja,

- pripremati predaju arhivskog gradiva nadležnom državnom arhivu,

- izdavati gradiva na korištenje, te voditi evidenciju o tome.

Članak 35.

Službenik u arhivi dužan je u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:

- čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,

- dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,

- poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica pozitivnih zakonskih propisa,

- ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist,

- nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 36.

Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili prestanka službe odgovorna osoba za rad arhive odnosno službenik u pismohrani dužan je izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima arhivu.

VIII. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 37.

Grad osigurava primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskog i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

- obaveznim zaključavanjem prostorija arhive, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnog toka kada se u spremištu ne radi,

- redovitim otprašivanjem spremišta i odloženog gradiva, te prozračivanjem prostorija,

- održavanjem odgovarajuće temperature (12-18^oC) i vlažnosti (50-70 %), i

- redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 38.

Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorije u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, te zaštićene od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom.

U prostorijama pismohrane zabranjeno je pušenje.

Članak 39.

Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, ljestve, stol i sl.

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 40.

Pristup u pismohranu dozvoljen je samo osobi odgovornoj za rad arhive odnosno službeniku zaduženom za pismohranu.

Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi nadležni rukovoditelj.

IX. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 41.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Grada i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama ovoga Pravilnika i drugim propisima kojima se uređuje arhivsko i registraturno gradivo i arhiva.

Članak 42.

Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način i po postupku utvrđenim za njegovo donošenje.

Članak 43.

Na pitanja koja nisu uređena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivama, njegovi podzakonski akti i drugi propisi kojima se uređuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskog i registraturnog gradiva.

Članak 44.

Ovaj se Pravilnik, s Posebnim popisom koji čini njegov sastavni dio, primjenjuje tek po pribavljenoj suglasnosti od nadležnog državnog arhiva.

Članak 45.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana nakon objave u »Službenim novinama« Primorsko-goranske županije.

Pravilnik se objavljuje i na web stranici Grada Opatije.

Klasa: 036-01/06-01/01

Ur. broj: 2156/01-20/01-06-2

Opatija, 3. listopada 2006.

Predsjednik

Gradskog poglavarstva

dr. sc. Amir Muzur, v. r.

POSEBAN POPIS ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA
GRADA OPATIJE S ROKOVIMA ČUVANJA

Red. br. NAZIV - VRSTA GRADIVA Rok čuvanja

I. PODRUČNI USTROJ

1. Granice područja grada trajno

2. Granice područja mjesnih odbora (mjesnih područja) trajno

II. GRADSKO VIJEĆE, POGLAVARSTVO GRADA I NJIHOVA RADNA TIJELA

3. Akti s konstituirajućih sjednica trajno

4. Akti o imenovanju predsjednika i članova odbora, komisija i drugih radnih tijela trajno

5. Popis vijećnika Gradskog vijeća trajno

6. Popis članova Poglavarstva Grada trajno

7. Poziv za sjednicu s prilozima 5 godina

8. Zapisnici sa sjednica s prilozima trajno

9. Usvojeni akti sa sjednica Gradskog vijeća i Poglavarstva i njihovih radnih tijela trajno

10. Program rada i izvješća o radu Gradskog vijeća i Poglavarstva trajno

11. Poslovnici o radu Gradskog vijeća i Poglavarstva i njihovih radnih tijela trajno

12. Vijećnička pitanja i odgovori na pitanja 10 godina

13. Etničke i nacionalne zajednice i manjine - vijeća i popis predstavnika trajno

14. Osnivanje ustanova, trgovačkih i komunalnih društava, agencija trajno

III. ZBOROVI GRAĐANA

15. Odluke o sazivanju 5 godina

16. Pozivi za zbor građana, zapisnici sa održanih zborova, odgovori na zahtjeve sa zbora građana 5 godina

IV. REFERENDUM

17. Inicijativa za uvođenje referenduma 5 godina

18. Odluka o raspisivanju referenduma 5 godina

19. Osnivanje tijela za provođenje referenduma i rukovođenje glasovanjem 5 godina

20. Objavljivanje akata donesenih na referendumu trajno

V. JAVNA PRIZNANJA

21. Prijedlozi s obrazloženjem i inicijative za dodjelu javnih priznanja 3 godine

22. Odluka o dodjeli javnih priznanja trajno

VI. GRBOVI I ZASTAVE

23. Unikati grbova, zastava, himne trajno

24. Akti koji se odnose na grbove i ambleme trajno

25. Akti koji se odnose na zastave trajno

VII. NASELJA

26. Odluka o imenovanju ulica i trgova, promjena imena ulica i numeracija kućnih brojeva trajno

VIII. OPĆI POSLOVI

27. Statut grada trajno

28. Ostali normativni akti trajno

29. Registar općih akata trajno

30. Urudžbeni zapisnik, upisnici i druge knjige koje imaju karakter urudžbenog zapisnika trajno

31. Kazalo, imenici i registri koji se vode uz urudžbeni zapisnik i upisnik trajno

32. Arhivska knjiga, zapisnici o škartiranju, popis građe, zapisnici o predaji građe nadležnom

arhivu u pisanom obliku i diskete trajno

33. Službeni listovi, časopisi i brošure procjena

34. Rješenja o utvrđivanju oznaka unutarnjih organizacijskih jedinica, o vođenju urudžbenog

zapisnika, upisnika predmeta (upravnog postupka) i popisa o planu arhivskih znakova trajno

35. Informacije, analize i uputstva u vezi s primjenom zakonskih propisa 10 godina

36. Evidencija štambilja, pečata i žigova trajno

37. Spisi nadležnih organa i ustanova o pojavama i zbivanjima u svezi s Gradom trajno

38. Spisi koji se odnose na borbu za samostalnost i priznavanje Republike Hrvatske trajno

39. Okružnice i uputstva o postupcima u radu dostavljene od nadležnih tijela trajno

40. Akti o čuvanju registraturnog gradiva i izlučivanju arhivskog gradiva trajno

41. Dostavne knjige, knjige za poštu i druge pomoćne uredske knjige 5 godina

42. Manje važno dopisivanje (obavještajnoga) informativnog i urgentnog karaktera 2 godine

43. Izvješća nadležnom tijelu o rješavanju upravnih stvari 5 godina

44. Tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti, opomene,

informacije općeg karaktera 3 godine

45. Rješenja o administrativnim zabranama, honorarima, imenovanjima privremenih komisija

i druga tipizirana manje značajna rješenja, ukoliko nisu sastavni dio predmeta 3 godine

46. Akti o rješavanju upravnih stvari u prvom stupnju nakon okončanja pravomoćnosti 3 godine

47. Akti o rješavanju upravnih stvari u drugom stupnju nakon okončanja pravomoćnosti 3 godine

48. Rješenja o rasporedu sredstava naknade vijećnicima za nazočnost sjednicama Gradskog

vijeća i Poglavarstva Grada, kao i o drugim naknadama 5 godina

49. Poziv za davanje mišljenja, prijedloga i primjedbi putem javne rasprave 3 godine

50. Pozivi za ostale nenavedene sastanke 5 godina

51. Prijedlozi upravnih tijela Poglavarstvu i Gradskom vijeću za donošenje akata s prilozima 2 godine

52. Uvjerenja i potvrde strankama 3 godine

53. Inspekcijska izvješća i nalazi 5 godina

54. Zamolbe, predstavke i pritužbe građana i drugih pravnih subjekata, te prepiske u svezi istog 3 godine

55. Korespondencija sa korisnicima proračuna, drugim institucijama, pravnim subjektima

i fizičkim osobama 3 godine

56. Prijedlozi za odlikovanje domaćih osoba i organizacija 5 godina

57. Odluke o odlikovanjima domaćih osoba i organizacija trajno

58. Pokroviteljstva - odluke, ugovori i drugo 5 godina

59. Nagrada Grada Opatije trajno

60. Ostale nagrade Grada Opatije trajno

IX. MJESNA SAMOUPRAVA

61. Osnivanje mjesnih odbora trajno

62. Odluke i rješenja izbornog povjerenstva za izbor tijela mjesnih odbora 5 godina

63. Odluka o organizaciji i radu mjesnih odbora 5 godina

64. Programi i planovi mjesnih odbora 5 godina

65. Prepiska u svezi izrade štambilja i pečata mjesnih odbora 5 godina

66. Pozivi za sjednicu vijeća mjesnog odbora s prilozima 3 godine

67. Zapisnici sa sjednice vijeća mjesnog odbora s prilozima trajno

68. Usvojeni akti na sjednicama vijeća mjesnih odbora trajno

69. Izvještaji, informacije i upiti koji se dostavljaju Gradskom vijeću i Poglavarstvu 3 godine

70. Ugovori o korištenju prostora mjesnog odbora 5 godina

71. Aktivnosti mjesnih odbora (zahtjevi i prijedlozi građana, inicijative i sl.) 3 godine

X. MATERIJALNO-FINANCIJSKO POSLOVANJE

72. Proračun, završni račun proračuna i odluka o izvršenju proračuna trajno

73. Izvještaj o izvršenju proračuna, rebalans proračuna trajno

74. Glavna knjiga financijskog knjigovodstva trajno

75. Konačni obračun plaća trajno

76. Završni račun organa s prilozima trajno

77. Knjiga osnovnih sredstava trajno

78. Elaborati o popisu sredstava trajno

79. Periodična i godišnja izvješća o naplati poreza i doprinosa 6 godina

80. Naredba za prijenos sredstava sa pozicija proračuna 6 godina

81. Poslovne knjige analitičkog knjigovodstva 10 godina

82. Dnevnik financijsko-analitičkog knjigovodstva 10 godina

83. Ostale poslovne knjige 10 godina

84. Kreditni predmeti po odobrenim kreditima 10 godina

85. Sudske administrativne zabrane 10 godina

86. Inventurne liste 10 godina

87. Akti u svezi javnih prihoda 10 godina

88. Rješenja o razrezu gradskih poreza 10 godina

89. Izvješća o proračunskom nadzoru i unutarnjoj kontroli 10 godina

90. Revizija proračunskih korisnika 10 godina

91. Državna revizija - nalaz 10 godina

92. Tromjesečni financijski planovi proračuna 5 godina

93. Knjigovodstvene isprave na temelju kojih se vrše knjiženja 6 godina

94. Knjige putnih naloga za motorno vozilo i izvještaji o potrošnji goriva 6 godina

95. Obračuni putnih troškova, izvješća sa službenog putovanja 5 godina

96. Dokumentacija o osiguranju imovine 6 godina

97. Općenito akti o porezima i doprinosima iz nadležnosti Grada 5 godina

98. Obračunski listovi plaća 3 godine

99. Periodični obračuni i periodični blagajnički izvještaji i pomoćni obrasci pri raznim obračunima 3 godine

100. Putni računi (troškovi za službena putovanja) 6 godine

101. Dokumentacija koja služi za obračun akontacije i plaće 2 godine

102. Zahtjevi korisnika o dodjeli sredstava iz proračuna 1 godina

103. Prijedlog i nacrt proračuna, te prijedlog završnog računa proračuna 1 godina

104. Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, honorara, pretplata 5 godina

105. Police osiguranja 5 godina

XI. KADROVSKI POSLOVI

1. Zasnivanje i prestanak radnog odnosa

106. Akti u svezi zasnivanja radnog odnosa, rasporeda službenika i namještenika, te prestanku

radnog odnosa 10 godina

107. Matične knjige djelatnika trajno

108. Osobni dosjei djelatnika trajno

109. Registri djelatnika trajno

110. Evidencija radnih knjižica djelatnika trajno

111. Evidencije iz radnih odnosa (vježbenici, stipendisti i dr.) trajno

112. Natječaji, oglasi, prijave na natječaj, izbor kandidata i rješavanje prigovora 5 godina

113. Praktični rad učenika i studenata 3 godine

114. Ostale evidencije o djelatnicima (izostanci, zakašnjenja, bolovanja) 3 godine

115. Dopisivanje u svezi zapošljavanja vježbenika 5 godina

116. Upiti, zamolbe, zahtjevi i dopisivanje u svezi zapošljavanja i prestanka radnog odnosa 5 godina

117. Prigovori djelatnika (na radno mjesto, plaću i dr.) 5 godina

118. Nagrade za rad, novčane pomoći i otpremnine 5 godina

119. Ugovori o djelu i autorski ugovori 5 godina

120. Statistička izvješća iz radnih odnosa 10 godina

2. Radno vrijeme, odmori, dopusti, bolovanja

121. Rješenja o skraćenom radnom vremenu 5 godina

122. Rješenja o prekovremenom radu i dopunskom radu 5 godina

123. Molbe i rješenja o korištenju godišnjeg odmora 3 godine

124. Molbe i rješenja o plaćenom i neplaćenom dopustu 3 godine

125. Plan korištenja godišnjih odmora 3 godine

126. Rješenja o zamjeni za vrijeme odsutnosti djelatnika 5 godina

127. Civilna služba 5 godina

3. Zdravstveno i mirovinsko-invalidsko osiguranje

128. Prijave i odjave djelatnika kod Zavoda zdravstvenog i mirovinskog osiguranja trajno

129. Evidencija popunjenih obrazaca za izdavanje zdravstvenih iskaznica 6 godina

130. Dokumentacija u svezi s dječjim doplatkom 3 godine

131. Upiti, zahtjevi, zamolbe i ostalo dopisivanje u svezi ostvarivanja prava iz zdravstvenog

i mirovinsko-invalidskog osiguranja 6 godina

4. Disciplinska i materijala odgovornost

132. Predmeti disciplinskog postupka 10 godina

133. Predmeti u svezi s pokretanjem kaznenog postupka kod nadležnog suda 10 godina

134. Predmeti u svezi s materijalnom odgovornošću djelatnika 10 godina

135. Ostala dokumentacija u svezi s radnim sporovima 10 godina

5. Stručno osposobljavanje, usavršavanje, specijalizacije, prekvalifikacije

136. Prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje 10 godina

137. Planovi obrazovanja i stručnog osposobljavanja djelatnika 10 godina

138. Programi tečajeva za stručno obrazovanje djelatnika 10 godina

139. Evidencije o položenim stručnim ispitima trajno

140. Predmeti u svezi specijalizacija, prekvalifikacija i dr. 10 godina

6. Raspodjela plaće

141. Akti u svezi plaće djelatnika 10 godina

142. Rješenja o naknadi za odvojeni život i putni troškovi 5 godina

143. Odluka o raspodjeli sredstava za plaće 5 godina

144. Odluke o vrednovanju poslova i radnih zadaća, koeficijentu ili vrijednosti boda trajno

145. Odluka o regresu za godišnji odmor i o vrijednosti toplog obroka 5 godina

146. Ostalo dopisivanje u svezi s raspodjelom plaće 3 godine

147. Izvješća o isplaćenim plaćama 3 godine

148. Prijava podataka o isplaćenoj plaći trajno

XII. POSLOVI ZAŠTITE NA RADU, ZAŠTITE OD POŽARA,

CIVILNE ZAŠTITE I SKLONIŠTA

149. Program mjera zaštite na radu i zaštite od požara trajno

150. Program osposobljavanja djelatnika iz područja zaštite na radu i zaštite od požara trajno

151. Predmeti o ozljedama na radu 50 godina

152. Evidencije o ozljedama na radu trajno

153. Godišnja i druga izvješća iz područja zaštite na radu i zaštite od požara trajno

154. Zapisnici o redovitim i izvanrednim pregledima o stanju zaštite na radu i zaštite od požara,

te zapisnici sa sjednica Odbora zaštite na radu 10 godina

155. Zapisnici i rješenja inspekcije zaštite na radu i osiguranje od požara trajno

156. Pozivi za sjednice zaštite na radu s prilozima 3 godine

157. Uvjerenja o osposobljavanju djelatnika za protupožarnu zaštitu i zaštitu na radu trajno

158. Dokumentacija u svezi s održavanjem i osiguravanjem objekata, instalacija i opreme

(atesti, jamstveni listovi i sl.) 5 godina

159. Upiti, zahtjevi i ostalo dopisivanje s područja zaštite na radu i zaštite od požara 3 godine

160. Akti u svezi civilne zaštite, zaštite i spašavanja i obrambenih priprema trajno

161. Akti u svezi javnih blokovskih skloništa trajno

162. Ugovori o zakupu skloništa i zapisnici o primopredaji skloništa trajno

XIII. POSLOVI URBANIZMA, EKOLOGIJE I GOSPODARENJA ZEMLJIŠTEM

163. Urbanistički planovi sa pratećom dokumentacijom trajno

164. Urbanistički uvjeti uređenja prostora trajno

165. Razvojni, provedbeni i drugi planovi trajno

166. Građevinske dozvole s prilozima trajno

167. Izmjene i dopune građevinskih dozvola i rješenja za gradnju trajno

168. Akti u svezi katastra vodova u gradu trajno

169. Evidencija o katastru vodova u gradu trajno

170. Prostorni planovi trajno

171. Ugovori o prodaji građevinskog zemljišta trajno

172. Ugovori o zamjeni zemljišta sa dokumentacijom trajno

173. Odluke o raspisivanju natječaja za prodaju građevinskog zemljišta trajno

174. Općenito o prostornom planiranju 5 godina

175. Akti u svezi uređenja građevinskog zemljišta trajno

176. Zapisnici o procjeni nekretnina 10 godina

177. Akti o općoj zaštiti čovjekove okoline trajno

178. Mjere u svezi zaštite čovjekove okoline iz nadležnosti Grada trajno

179. Ostalo u svezi zaštite okoline 5 godina

180. Akti u svezi nekretnina u vlasništvu Grada trajno

181. Akti o građevinskom zemljištu na području grada trajno

182. Akti i evidencija o poljoprivrednom zemljištu u vlasništvu Grada trajno

183. Ostalo akti iz nekretnina trajno

184. Prikupljanje geodetske dokumentacije 10 godina

185. Geodetske izmjere - općenito trajno

186. Izvlaštenja trajno

187. Utvrđivanje naknade za izvlaštene nekretnine trajno

188. Ugovor o ustanovljenju služnosti trajno

189. Odricanje od vlasništva i predaja u posjed trajno

190. Naknada za oduzeto zemljište trajno

191. Ukidanje svojstva javnog dobra trajno

192. Tabularne izjave trajno

XIV. POSLOVI KOMUNALNOG SUSTAVA

1. Stambeni poslovi

193. Akti kojima se utvrđuje ili prestaje stanarsko pravo, rješenja koja zamjenjuju ugovor

o korištenju stana trajno

194. Akti kojima se utvrđuje što se smatra stanom, poslovnim prostorom ili obiteljskom kućom trajno

195. Akti kojima se utvrđuju stanarski odnosi i odnosi etažnih vlasnika trajno

196. Akti koji se odnose na davanje stana u najam trajno

197. Akti kojima se utvrđuje pravo stanara ili vlasnika za obavljanje djelatnosti u dijelu stana

i akti kojima se zabranjuje obavljanje djelatnosti trajno

198. Akti kojima se utvrđuje da li se zajedničke prostorije u stambenoj zgradi koriste namjenski trajno

199. Rješenje o iseljenju, sustanarstvu i utvrđivanju odgovarajućeg stana trajno

200. Rješenje o bespravnom useljenju, rješenja koja osiguravaju stan vlasnicima i druga rješenja trajno

201. Rješenja o rušenju bespravno izgrađenih objekata trajno

202. Utvrđivanje stanarine, viška stambenog prostora, plaćanje povišene stanarine 10 godina

203. Akti o osiguranju dokaza kod prodaje stanova 10 godina

204. Odluka o davanju stana na korištenje trajno

205. Akti o stanarini 5 godina

206. Akti o ostalim pitanjima iz stambene oblasti 5 godina

207. Akti i evidencija o stambenim zgradama u vlasništvu Grada trajno

2. Poslovni prostori

208. Rješenja koja se odnose na provođenje nadzora nad zaključenjem ugovora o poslovnom

prostoru trajno

209. Ugovori o zakupu poslovnog prostora i zapisnici o primopredaji poslovnog prostora trajno

210. Zapisnici o provođenju licitacije i odluke o davanju u zakup poslovnog prostora trajno

211. Ugovori o suglasnosti za uređenje poslovnog prostora trajno

212. Zaključci Poglavarstva o naknadi uloženih sredstava u uređenje poslovnog prostora trajno

213. Akti kojima se odobrava pretvaranje stanova u poslovne prostore, prenamjena djelatnosti

u poslovnim prostorima i rekonstrukcija i izgradnja poslovnog prostora trajno

214. Rješenja o naknadi - povratu u vlasništvo temeljem Zakona o naknadi za imovinu oduzetu

za vrijeme jugoslavenske komunističke vladavine trajno

215. Ugovori o kupnji, prodaji, zamjeni, rekonstrukciji, izgradnji poslovnog prostora

te zasnivanju prava služnosti trajno

216. Zapisnici, odluke i zaključci o kupnji, prodaji, zamjeni, rekonstrukciji i izgradnji

poslovnog prostora trajno

217. Računi za zakupninu, naknada za korištenje poslovnog prostora, režijski troškovi, troškovi

uređenja poslovnog prostora i obračuni kamata 10 godina

218. Opomene, otkazi, prijedlozi za ovrhu, tužbe, prigovori, žalbe i ostala dokumentacija vezana

za sudske i upravne sporove u svezi s korištenjem i raspolaganjem poslovnim prostorom 10 godina

219. Akti kojima se uređuju zakupni odnosi (zasnivanje i prestanak) 10 godina

220. Dokumentacija za pristup natječaju za zakup, prodaju, zamjenu, kupnju, rekonstrukciju

i izgradnju poslovnog prostora 10 godina

221. Akti o uređenju i povratu uloženih sredstava u uređenje poslovnog prostora 10 godina

222. Akti o prodaji poslovnog prostora 10 godina

3. Ostali komunalni poslovi

223. Utvrđivanje poslova komunalne djelatnosti trajno

224. Akti o koncesijama i koncesijska odobrenja 5 g. po isteku

koncesije

225. Akti o spomeničkoj renti trajno

226. Akti o grobljima trajno

227. Cestovni promet - općeniti akti 5 godina

228. Akti o izgradnji i održavanju cesta i cestovne infrastrukture 5 godina

229. Akti o lokalnim i nerazvrstanim cestama trajno

230. Ostali akti o lokalnim cestama 5 godina

231. Akti o sigurnosti cestovnog prometa 10 godina

232. Akti u svezi pomorskog dobra iz nadležnosti grada trajno

233. Općenito o pomorskom prometu iz nadležnosti grada 5 godina

234. Rješenja iz oblasti prometa trajno

235. Rješenja o prekopima javnih površina 5 godina

236. Autobusni i kamionski kolodvori - osnivanje i korištenje trajno

237. Općenito o izgradnji objekata trajno

238. Akti o komunalnoj naknadi 6 godina

239. Akti o tržnicama na veliko 10 godina

240. Akti o tržnicama na malo 10 godina

241. Akti o određivanju privremenih lokacija za kioske, zabavište i druge pokretne objekte

na javnim površinama 5 godina

242. Obavještavanje i dopisivanje sa zakupnicima i drugim subjektima 5 godina

243. Akti općenite prirode iz vodoprivrede 5 godina

244. Koncesije taksi prijevoza 5 godina

po isteku

245. Ostalo iz taksi prijevoza 5 godina

246. Obračun troškova izgradnje i komunalne infrastrukture 10 godina

247. Izrada ugovora o financiranju izgradnje 5 godina

248. Izrada ugovora o građenju 5 godina

249. Izrada ugovora o nadzoru nad izgradnjom 5 godina

250. Gradnja objekta (od raspisivanja natječaja do primopredaje objekta) trajno

251. Uređenje zelenih površina 5 godina

252. Razvojni planovi trajno

253. Komunalno redarstvo - neupravni postupak 3 godine

254. Komunalno redarstvo - upravni postupak 5 godina

XV. POSLOVI PODUZETNIŠTVA

255. Gospodarska kretanja trajno

256. Gospodarski razvoj trajno

257. Poticanje razvoja obrtništva i malog poduzetništva 5 godina

258. Politika cijene 3 godine

259. Životni standard 5 godina

260. Radno vrijeme trgovina 3 godine

261. Radno vrijeme ugostiteljstva 3 godine

262. Turistička djelatnost - općenito trajno

263. Akti u svezi poduzetničkih inkubatora 10 godina

264. Akti u svezi programa rada održavanja objekata 3 godine

265. Ugovori u svezi održavanja konzalting usluga, neposrednih pogodbi i dr. 10 godina

266. Objedinjeni plan investicijskih ulaganja 3 godine

267. Ostalo iz oblasti poduzetništva 3 godine

268. Zapisnici o radu povjerenstva 5 godina (od proteka godine

prestanka rada povjerenstva)

269. Odluke i zaključci povjerenstva i komisija 5 godina (od proteka godine

prestanka rada povjerenstva)

XVI. ODGOJ, OBRAZOVANJE I ŠKOLSTVO

270. Analiza stanja u oblasti predškolskog odgoja trajno

271. Analiza stanja u oblasti osnovnog školstva trajno

272. Analiza stanja u oblasti srednjeg školstva trajno

273. Akti o osnivanju predškolskih ustanova trajno

274. Akti o osnivanju škola trajno

275. Akti u svezi predškolskog odgoja 5 godina

276. Akti u svezi školstva iz nadležnosti grada 5 godina

277. Ugovori s pratećom dokumentacijom o dodjeli učeničkih i studentskih stipendija 10 godina

278. Evidencija učenika i studenata korisnika stipendije trajno

279. Korespondencija s korisnicima proračuna iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja

i školstva 3 godine

280. Razni izvještaji korisnika iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja i školstva 3 godine

281. Financiranje predškolskog odgoja 5 godina

282. Financiranje osnovnog školstva 5 godina

283. Financiranje srednjih škola 5 godina

284. Ostale djelatnosti u ustanovama predškolskog odgoja 5 godina

285. Međunarodna suradnja iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja i školstva 10 godina

286. Manifestacije iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja i školstva 3 godine

287. Naredbe za isplatu sredstava 6 godina

XVII. ZDRAVSTVO I SOCIJALNA SKRB

288. Analiza stanja u oblasti zdravstvene zaštite i socijalne skrbi trajno

289. Akti u svezi zaštite od zarazne bolesti trajno

290. Stacionirani, poliklinički i klinički sadržaji zdravstvene zaštite trajno

291. Akti vezani za planiranje potreba socijalne skrbi u gradu trajno

292. Akti općenito iz socijalne skrbi 10 godina

293. Akti iz sanitarno-zdravstvenog područja - općenito 5 godina

294. Akti iz veterinarstva u nadležnosti grada 5 godina

295. Akti koji se odnose na primarnu zdravstvenu zaštitu 5 godina

296. Izvještaji iz područja socijalne skrbi trajno

297. Rješenja Centra za socijalnu skrb 5 godina

298. Rješenja o odobrenju potpora iz socijalnog programa Grada 5 godina

299. Akti u svezi pružanja potpora projektima i programima udruga radi dodatne psihosocijalne

zaštite pojedinih skupina građana 5 godina

300. Akti iz programa tjelesnog i mentalnog zdravlja 5 godina

301. Pripomoć umirovljenicima 5 godina

302. Obrasci podnesenih zahtjeva i dokumentacija za potpore i pomoći temeljem gradskog

socijalnog programa 3 godine

303. Razni dopisi iz područja zdravstva i socijalne skrbi 2 godine

304. Akti projekta trajno

305. Akti projekta Rijeka trajno

XVIII. KULTURA

306. Programi javnih potreba u kulturi 5 godina

307. Statistički podaci i izvještaji o korisnicima javnih potreba u kulturi trajno

308. Akti u svezi rada kulturnih vijeća s prilozima, ocjenama i zapisnicima 5 godina

309. Izvještaji korisnika programa o realiziranim programima 2 godine

310. Ugovori o prihvaćanju programa iz oblasti kulture 5 godina

311. Akti u svezi djelovanja ustanova u kulturi 5 godina

312. Kulturne manifestacije trajno

313. Međunarodna suradnja u kulturi trajno

314. Akti u svezi djelovanja u kulturi udruga i građana od interesa za Grad 5 godina

315. Ugovori o korištenju prostora u nadležnosti Odjela gradske uprave za kulturu 2 godine (od isteka roka

trajanja ugovora)

316. Likovna djelatnost 5 godina

317. Glazbena djelatnost 5 godina

318. Scenska djelatnost 5 godina

319. Kazališna djelatnost 5 godina

320. Izdavačka djelatnost 5 godina

321. Amaterizam 5 godina

322. Kinematografska djelatnost 5 godina

323. Knjižnična djelatnost 5 godina

324. Muzejsko - galerijska djelatnost 5 godina

325. Mjere zaštite kulturnih dobara trajno

326. Spomenička renta trajno

327. Planovi, programi i izvještaji o izvršenju zaštitnih radova na zaštićenim kulturnim dobrima trajno

328. Stručna mišljenja i druga rješenja u svezi zaštite kulturnih dobara trajno

329. Zaštita pokretnih kulturnih dobara trajno

330. Konzervatorska dokumentacija i dokumentacija u svezi zaštite pokretnih i nepokretnih

kulturnih dobara trajno

331. Vanjska suradnja (ugovori, komisije i drugo) 5 godina

332. Financiranje - odobrenja i nalozi 5 godina

333. Zapisnici i nalozi o stanju pokretnih i nepokretnih kulturnih dobara trajno

334. Dopisivanje i ostala prepiska manjeg značaja (ako nije dio predmeta) 2 godine

XIX. SPORT I TEHNIČKA KULTURA

335. Akti iz djelatnosti sporta i tehničke kulture 5 godina

336. Akti sportskih klubova i udruga trajno

337. Javne potrebe iz oblasti sporta i tehničke kulture 5 godina

338. Programi javnih potreba u sportu 15 godina

339. Programi javnih potreba u tehničkoj kulturi 15 godina

340. Zapisnici o radu povjerenstava ili komisija za odobravanje javnih potreba u sportu

i tehničkoj kulturi trajno

341. Sportska natjecanja trajno

342. Evidencija registriranih sportaša natjecatelja, članova školskih i sportskih klubova trajno

343. Evidencija sportskih klubova, udruga i istaknutih pojedinaca iz sporta i tehničke kulture trajno

344. Ugovori o prihvaćanju programa iz oblasti sporta i tehničke kulture 5 godina

345. Izvještaji o izvršenju programa 2 godine (nakon isteka

ugovornih obveza)

346. Akti u svezi međunarodne suradnje iz oblasti sporta i tehničke kulture trajno

347. Akti u svezi suradnje sa strukovnim udrugama, školama i ostalim korisnicima 5 godina

348. Investicijska ulaganja i održavanje objekata iz nadležnosti Odjela gradske uprave

za sport i tehničku kulturu 10 godina

349. Projektna dokumentacija trajno

350. Dokumentacija u svezi infrastrukture trajno

351. Vanjska suradnja (ugovori, komisije i drugo) 5 godina

352. Dopisivanje i ostala prepiska manjeg značaja (ako nije dio predmeta) 2 godine

XX. POSLOVI UNUTARNJE REVIZIJE, PRORAČUNSKOG NADZORA

I UNUTARNJE KONTROLE

353. Zapisnici o unutarnjoj reviziji, proračunskom nadzoru i unutarnjoj kontroli 10 godina

354. Izvještaji, analize i drugo 5 godina

355. Dopisivanje i ostala prepiska (ako nije dio predmeta) 2 godine

356. Akti u svezi predlaganja mjera za unapređenje stanja i organizacije rada 5 godina

357. Nalozi za otklanjanje nedostataka trajno

358. Revizijska izvješća trajno

XXI. JAVNA NABAVA

359. Odluke o imenovanju stručnog povjerenstva za vođenje postupka nabave 4 godine

360. Ugovori o ustupanju radova, nabavi roba ili usluga sa troškovnicima 4 godine (nakon

izvršenja ugovora)

361. Dokumentacija o postupku nabave ako je postupak završio bez sklapanja ugovora 4 godine (nakon

provedenog postupka

nabave)

362. Dokumentacija o postupku nabave ako je postupak nabave završio sklapanjem ugovora 4 godine (nakon

izvršenja ugovora)

363. Evidencija javne nabave i evidencija nabave male vrijednosti trajno

364. Izvješća o nabavi trajno

365. Projektna dokumentacija za radove trajno