30.
Na temelju članka 7. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«
broj 105/97 i 64/00), članka 35. Zakona o lokalnoj i regionalnoj (područnoj)
samoupravi (»Narodne novine« broj 33/01, 60/01 i 129/05), članka 18. Pravilnika
o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne
novine« broj 63/04) i članka 18. Statuta Općine Lokve (»Službene novine« broj
37/05), Općinsko vijeće Općine Lokve, na sjednici održanoj 31 ožujka 2006.
godine donijelo je
PRAVILNIK
o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom uređuju se:
- uredsko poslovanje
- način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi
- rokovi i način za internu primopredaju
- vođenja evidencija o dokumentaciji
- opremanje, označavanje i odlaganje gradiva
- korištenje arhivskog gradiva
- vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s postupkom uništavanja
izlučenog gradiva, migracija informacija
- predaja gradiva nadležnom arhivu
- zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.
Članak 2.
Arhivskim gradivom smatra se sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani,
tiskanim snimljeni i na drugi način zabilježeni) dokumentirani materijal, koji
je od značenja za povijest i za druge znanstvene potrebe, a nastao radom
stvaranja i njihovih prednika, bez obzira kada je nastao, gdje se nalazi i
neovisno o obliku i nosaču na kojem je nastao.
Članak 3.
Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili
primljenih poslovanjem stvaratelja i njegovih prednika, a obuhvaća spise,
isprave, karte, poslovne i uredske knjige, kartoteke, plakate, tiskovnice,
zvučne zapise, strojno čitljive zapise, mikrooblike, datoteke (uključujući i
programe i pomagala za njihovo korištenje).
Članak 4.
Arhivsko gradivo nastaje iz registraturnog nakon provedenog postupka
odabiranja prema popisu što ga utvrdi stvaratelj.
Gradivo nastalo radom i djelovanjem stvaratelja je javno arhivsko gradivo
prema odredbama zakona.
Članak 5.
Registraturno i arhivsko gradivo osigurava se od oštećenja, uništenja ili
nestajanja sustavnim prevođenjem mjera zaštita na način da se gradivo
prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.
II. UREDSKO POSLOVANJE, NAČIN OBRADE I RUKOVANJA PREDMETIMA, EVIDENCIJE I
ROKOVI INTERNE PRIMOPREDAJE
Članak 6.
Uredsko poslovanje obuhvaća sljedeće radne postupke: prijem i otprema
zapisa, evidentiranje zapisa u odgovarajuće evidencije (uredske knjige),
dostavljanje u rad i razvođenje, odlaganje zapisa.
Članak 7.
Prijem i otpremu spisa vodi zaduženi radnik poštujući odredbe Uredbe o
uredskom poslovanju primjenom sustava klasifikacijskih oznaka i urudžbenih
brojeva.
Nakon prijema spisa zaduženi radnik obavlja sljedeće radnje:
- stavlja prijemni štambilj na gornjem desnom kutu spisa s naznakom
klasifikacijske oznake i urudžbenog broja, datuma prijema i naznake ima li spis
priloga
- spis evidentira u urudžbeni zapisnik
- upoznaje odgovornu osobu s pristiglim spisom i nakon što dobije raspored
od odgovorne osobe razvodi spis i dostavlja ga na obradu zaduženom radniku uz
evidentiranje zaduženja u odgovarajućoj evidenciji.
Isti postupak je i u slučaju obrade spisa putem računala, osim što se ne
stavlja prijemni štambilj i ne upisuje se broj i datum rukom.
Članak 8.
Urudžbeni zapisnik vodi se na način predviđen Uredbom o uredskom poslovanju,
Uputstvu za izvršenjem Uredbe i Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim
oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata te Planom
klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata
stvaratelja.
Popis akata je dio urudžbenog zapisnika za spise iste vrste masovne
produkcije iste klasifikacijske oznake.
Najkasnije do 30. siječnja iduće godine urudžbeni zapisnik se zaključuje s
konstatacijom o stanju spisa, potpisom zaduženog radnika i pečatom.
Članak 9.
Ukoliko se vodi urudžbeni zapisnik putem računala ista se konstatacija
navodi na kraju zapisnika, a umjesto potpisa zaduženog radnika navodi se
njegovo ime.
Urudžbeni zapisnik vođen računalnim putem mora se presnimiti na pokretni
informatički nosač u najmanje dva primjerka (diskete, CD-i i sl.).
Članak 10.
Evidentiranje ulaznih i izlaznih računa vodi se posebno u knjigama ulaznih i
izlaznih računa.
Knjige se mogu voditi i pomoću računala.
Članak 11.
Odgovorna osoba propisuje koje evidencije su dužne pojedine službe voditi o
određenim kategorijama spisa, dokumenata i zapisa.
Članak 12.
Zaduženi radnici zadržavaju spise do njihovog rješavanja, a najduže dvije
godine u svojem odjelu u »priručnom arhivu« (uredski ormari, police, ladice i
sl.).
Na omotu spisa stavlja se kategorija spisa i rok čuvanja. Ukoliko je zapis
sačinjen putem računala na pokretnom informatičkom nosaču stavlja se istovrsna
signatura kao i na omotu spisa.
Članak 13.
Po okončanju rada na spisima, odnosno, nakon proteka roka od 2. godine,
gradivo se predaje zaduženom radniku za pismohranu stvaratelja.
Gradivo se predaje u sređenom stanju, u formiranim arhivskim jedinicama
(mape, kutije, svežnjevi, registratori i sl.), signirano na propisan način, što
znači da svaka arhivska jedinica ima sljedeću signaturu:
- naziv stvaratelja s nazivom organizacijske jedinice
- godina nastanka
- oznaka kategorije gradiva
- granični brojevi predmeta
- rok čuvanja
III. OPREMANJE, OZNAČAVANJE, ODLGANJE, UVJETI ČUVANJA I NAČIN KORIŠTENJA
ARHIVSKOG GRADIVA
Članak 14.
Zaduženi radnik za pismohranu vrši prijem gradiva iz pričuvnih arhiva
organizacijskih odjela jednom godišnje, u pravilu tijekom travnja i svibnja.
Prijem gradiva vrši se u zapisnik koji sadrži podatke o vrsti gradiva,
količini, godini nastanka, organizacijskoj cjelini, zaduženom radniku koji
predaje gradivo.
Uz zapisnik dostavlja se popis gradiva koje se preuzima.
Gradivo koje ne sadrži navedene elemente neće se preuzimati iz priručnih
arhiva u pismohranu.
Članak 15.
Gradivo izuzetnog značaja koje je klasificirano od odgovorne osobe kao
takvo, ili gradivo koje ima oznaku poslovne ili službene tajne, čuva se
izdvojeno, pod posebnim uvjetima, u metalnim ormarima ili kasama.
Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo ovlaštena osoba.
Članak 16.
Preuzeto gradivo iz priručnih arhiva evidentira se u arhivsku knjigu prema
kategorijama koje su sadržane u Posebnoj listi s rokovima čuvanja.
Zaduženi radnik za pismohranu dužan je na arhivskoj jedinici upisati
arhivski broj iz arhivske knjige u kojoj je evidentirana određena kategorija
gradiva.
Redni broj upisa u arhivsku knjigu nastavlja se neprekidno bez obzira na
vrijeme nastanka i vrstu ili kategoriju gradiva.
Članak 17.
Gradivo se tehnički oprema u odgovarajuće arhivske jedinice i to na način da
se trajno gradivo odlaže u zaštitne omote, očišćeno i s odstranjenim
uzročnicima oštećenja papira (metalne spojnice, prašina, insekti i sl.), a
nakon toga u arhivske kutije ili herbarije koji ne sadrže metalne dijelove.
Na arhivskim kutijama ili herbarijima stavlja se signatura stvaratelja,
organizacijske jedinice, vrste gradiva, vremenskog razdoblja kad je gradivo
nastalo, rok čuvanja i arhivski broj.
Gradivo koje se čuva do 10 godina odlaže se u postojećim arhivskim
jedinicama (registratori, mape i sl.) uz signaturu koja sadrži sve elemente
signature trajnog arhivskog gradiva.
Članak 18.
Gradivo se odlaže na metalne police koje su numerirane sustavom rimskih
brojeva i abecedno. Mogu se koristiti i drvene police, metalni i drveni ormari
uz osiguranje primjerenih sredstava za zaštitu od požara.
Članak 19.
Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno
gradivo nastalo radom stvaratelja ili to može biti više prostora pogodnih za
odlaganje određenih cjelina i kategorija gradiva.
Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za
smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.
Prostor je zaključan i pristup njemu imaju zaduženi radnik i ovlaštene
osobe.
Članak 20.
Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u cijelosti, može se koristiti
po prethodno dobivenoj suglasnosti odgovorne osobe.
Gradivo se koristi izdavanjem originala zapisa, davanjem preslika ili
korištenjem na mjestu gdje je gradivo odloženo.
U slučaju da se daje original na korištenje, korisnik je dužan potpisati
revers na posuđeno gradivo. Revers se odlaže na mjesto gdje je prethodno bilo
odloženo posuđeno gradivo.
IV. ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA, MIGRACIJA INFORMACIJA NA
NEKONVENCIONALNE MEDIJE
1. Odabiranje i izlučivanje konvencionalnog gradiva
Članak 21.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se kad je cjelokupno gradivo
sređeno i popisano.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se na temelju popisa s rokovima
čuvanja i pozitivnih propisa koji reguliraju čuvanje određenih kategorija
dokumenata.
Članak 22.
Postupak odabiranja i izlučivanja priprema zaduženi radnik za pismohranu.
Pripremljeno i popisano gradivo za izlučivanje s prijedlogom i obrazloženjem
dostavlja se odgovornoj osobi.
Odgovorna osoba pokreće postupak izlučivanja dostavljanjem prijedloga s
popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje Vanjskoj arhivskoj službi nadležnog
državnog arhiva.
Članak 23.
Prijedlog za izlučivanje sadrži:
- naziv stvaratelja gradiva
- vrstu gradiva i kategoriju iz koje se vrši izlučivanje
- količinu i vrijeme nastanka gradiva.
Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo izdvojeno i popisano i pripremljeno
za očevid od strane Vanjske arhivske službe nadležnog arhiva.
Članak 24.
Postupak provodi tročlana stručna komisija sastavljena od radnika onih
organizacijskih cjelina iz kojih se vrši izlučivanje gradiva.
Nakon izvršenog očevida u pripremljeno gradivo stručna komisija i ovlašteni
djelatnik Vanjske arhivske službe nadležnog državnog arhiva predlažu donošenje
rješenja kojim se odobrava ili odbija izlučivanje gradiva.
O svom radu stručna komisija sastavlja zapisnik.
Članak 25.
Nadležni državni arhiv donosi rješenje kojim može predloženo gradivo za
izlučivanje odobriti u cijelosti ili djelomično ili ga u cijelosti odbiti.
Članak 26.
Nakon prijema rješenja kojim se odobrava izlučivanje komisija predaje
izdvojeno gradivo u industrijsku preradu o čemu se sastavlja posebna bilješka.
2. Postupak s prijenosom informacija na nekonvencionalne medije
Članak 27.
Sukladno pozitivnim propisima određene kategorije dokumenata mogu se čuvati
i na nekonvencionalnim nositeljima podataka.
Prijenos informacija s konvencionalnih zapisa na nekonvencionalne vrši se
postupkom digitaliziranja ili mikrofilmiranjem.
Prijenosom informacija na nekonvencionalne medije ostvaruje se bolja
kontrola, brža dostupnost i sigurnost informacija.
Članak 28.
Pohranom arhivskih zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje
podataka izvorni oblik gradiva čuva se i nadalje u originalu trajno.
Ovakav oblik pohrane vrši se isključivo iz sigurnosnih razloga.
Članak 29.
Posebne kategorije dokumenata utvrđene Zakonom o računovodstvu i Posebnim
propisom mogu se čuvati u određenom roku čuvanja isključivo na
nekonvencionalnim nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom.
Članak 30.
Kategorije dokumenata određene Posebnim popisom u skladu sa Zakonom
označavaju se kao dokumenti koji se mogu čuvati i na nekonvencionalnim
nositeljima informacija.
Takve kategorije dokumenata čuvaju se u originalu na konvencionalnim
nositeljima informacija (papir) u priručnim arhivima dvije godine.
Nakon proteka roka od dvije godine takva se dokumentacija predaje zaduženom
radniku za pismohranu.
Zaduženi radnik stavlja oznaku na arhivskoj jedinici da se takva
dokumentacija može digitalizirati ili mikrofilmirati.
Članak 31.
Prijenos informacija na nekonvencionalne medije vrši se na način da se
određene kategorije dokumenata iste vrste snimaju na pojedinačnom
nekonvencionalnom nositelju informacija (mikrofilm, compact disc).
Prijenos informacija digitaliziranjem ili mikrofilmiranjem može se povjeriti
specijaliziranoj tvrtki koja obavlja te poslove.
Članak 32.
Po dovršenom postupku prijenosa informacija na nekonvencionalne medije,
tročlana komisija društva utvrđuje identičnost originala i snimljenih
dokumenata na nekonvencionalnom mediju.
Provjera identičnosti vrši se metodom slučajnog uzorka za svaki pojedinačni nekonvencionalni
nositelj informacija.
Provjera se vrši na najmanje 10 uzoraka uz zapisničko konstatiranje
utvrđenih rezultata identičnosti.
Ukoliko je rezultat utvrđivanja identičnosti 100 %, originalno gradivo na
papiru može se predložiti za izlučivanje.
Članak 33.
Postupak mikrofilmiranja ili digitaliziranja provodi se jednom godišnje, u
pravilu u listopadu ili studenome, nakon usvajanja završnog računa i izvješća
revizije o poslovanju.
Članak 34.
Pohranjeni dokumenti na nekonvencionalnim medijima čuvaju se na tri
pojedinačna nositelja.
Nekonvencionalni mediji čuvaju se na odvojenim mjestima i to: jedan
primjerak ima uprava, jedan primjerak ima organizacijski dio koji je stvarao tu
kategoriju dokumenata i treći primjerak je pohranjen kod zaduženog radnika za
pismohranu.
Članak 35.
Dokumenti pohranjeni na nekonvencionalnim medijima zaštićeni su na način da
je pristup njima omogućen isključivo ovlaštenim osobama koje su upoznate s
pristupnim kodom na takvom mediju.
V. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 36.
Arhivsko gradivo stvaratelja i prednika imaju status javnog arhivskog
gradiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Gradivo se čuva u pismohrani stvaratelja do predaje na pohranu u spremišta
nadležnog državnog arhiva.
Članak 37.
Gradivo se predaje na pohranu u spremišta nadležnog državnog arhiva sređeno,
popisano, arhivirano u arhivske jedinice na način predviđen Zakonom i
Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.
Predaja se vrši uz zapisničko konstatiranje.
Članak 38.
Gradivo koje je predano na pohranu u arhiv može se koristiti na način
predviđen zakonom.
Izuzetno, odgovorna osoba može ograničiti korištenje onog dijela gradiva
koje sadrži osobne podatke pojedinca.
VI. ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA
Članak 39.
O gradivu skrbi zaduženi radnik pismohrane.
Zaduženi radnik provodi sve postupke zaštite gradiva, priprema gradivo za
izlučivanje, vodi propisane evidencije, predlaže poboljšanje uvjeta čuvanja,
izdaje gradivo na korištenje, prati propise i neposredno ih primjenjuje,
informira upravu društva o stanju gradiva društva.
Zaduženi radnik mora ispunjavati uvjete za obavljanje poslova skrbi o
arhivskom gradivu prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Članak 40.
Za zaduženog radnika imenuje se osoba koja dobro poznaje sustav poslovne
dokumentacije, njegovu organizacijsku strukturu, način kolanja dokumentacije,
arhivsko poslovanje i rad s računalom.
Članak 41.
U slučaju oštećenja, nestanka ili gubitka dijela arhivskog gradiva
prouzročenog neodgovornim ponašanjem zaduženog radnika ili radnika koji je
koristio arhivsko gradivo, isto predstavlja osnovu za pokretanje disciplinskog
postupka, nakon kojeg se može izreći i mjera prekida radnog odnosa.
Pored disciplinske odgovornosti radnici mogu odgovarati prekršajno ili
kazneno kada su za to ostvareni uvjeti iz zakona.
VII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 42.
Suglasnost na posebni popis s rokovima čuvanja daje nadležni Državni arhiv i
nakon dobivene suglasnosti isti se može primjenjivati.
Članak 43.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u »Službenim
novinama« Primorsko-goranske županije.
Klasa: 036-01/06-01701
Ur. broj: 2112-02/1-06-02
Lokve, 31. ožujka 2006.
OPĆINSKO VIJEĆE OPĆINE LOKVE
Predsjednik
Mirko Turukalo, v. r.
