Dokumentarno gradivo su sve informacije
zapisane na bilo kojem mediju, nastale ili prikupljene djelatnošću općine i
mogu pružiti uvid u aktivnosti i činjenice povezane s njegovom djelatnosti.
Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke
organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola,
magnetska traka, CD, itd.).
Konvencionalno gradivo je gradivo za čije
čitanje nisu potrebni posebni uređaji.
Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su
čitanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima,
na mikrofilmu ili na drugim nosačima u e-obliku.
Popis arhivskog i registraturnog gradiva s
rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva s označenim rokom čuvanja za svaku
jedinicu popisa i s postupkom s jedinicom gradiva nakon isteka roka čuvanja.
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke
cjeline gradiva izdvajaju jedinice gradiva čiji su i rokovi čuvanja istekli i
ne postoji nikakva potreba da se one i dalje čuvaju te se nakon toga uništavaju
na utvrđeni način.
Odabiranje je postupak izdvajanja arhivskoga
gradiva iz dokumentarnog gradiva za trajno čuvanje, temeljem utvrđenih propisa
i uz suradnju s nadležnim državnim arhivom
Pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena
jedinica u kojoj se obavljaju uredski poslovi zaprimanja zapisa u bilo kojem
obliku, njihovog razvrstavanja, raspoređivanja, evidentiranje u odgovarajuće
evidencije, dostave u rad, otpreme, razvođenja i pripreme za odlaganje u
pismohranu.
Pismohrana je prostor u kojem se odlaže i
čuva gradivo do predaje nadležnom arhivu, odnosno do njegovog izlučivanja. U
pismohrani se organizira zaštita, korištenje, obrada, vrednovanje, odabiranje i
izlučivanje dokumentacije, vode se evidencije te se brine za cjelovitost i
sređenost cjelokupne dokumentacije.
Priručna pismohrana je prostor u kojem se
čuva i odlaže operativni dio gradiva (zadnje 2 godine), ako je isto potrebno u
poslovanju ustrojstvene jedinice općine.
Članak
5.
Za cjelokupno arhivsko i dokumentarno gradivo
odgovoran je načelnik Vinodolske općine.
Članak
6.
Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskog i
dokumentarnog gradiva općine obavlja Državni arhiv u Rijeci (u daljnjem tekstu:
DARI). Radi obavljanja stručnog nadzora načelnik Vinodolske općine osigurava
uvjete za pristup gradivu ovlaštenoj osobi DARI.
Članak
7.
(1) Arhivsko gradivo nastaje iz dokumentarnog
gradiva nakon provedenog postupka odabiranja prema Posebnom popisu arhivskog i
registraturnog gradiva s rokovima čuvanja i uz suradnju s Državnim arhivom u
Rijeci.
(2) Arhivsko gradivo nastalo radom i
djelovanjem općine smatra se javnim i čini cjelinu (arhivski fond) i u načelu
se ne može dijeliti ni otuđiti.
II. UREDSKO POSLOVANJE
Članak
8.
(1) Uredsko poslovanje općine vodi se u
pisarnici prema pravilima Uredbe o uredskom poslovanju i s jedinstvenim
klasifikacijskim sustavom.
(2) Sve evidencije u uredskom poslovanju vode
se računalno.
(3) Središnja pisarnica nalazi se u sjedištu
Vinodolske općine.
Članak
9.
(1) Zaduženi djelatnici u pisarnici provode
postupke uredskog poslovanja utvrđene Uredbom o uredskom poslovanju.
(2) Zapisi se zadržavaju u pisarnici do
njihovog rješavanja, najdulje dvije godine.
(3) Riješeni predmeti i dovršeni spisi odlažu
se u određene tehničke jedinice (registratori, omoti, svežnjevi, kutije),
pripremljene za predaju u pismohranu.
Članak
10.
Zaduženi djelatnici za uredsko poslovanje
podnose godišnji izvještaj odgovornoj osobi Vinodolske općine o stanju zapisa i
obavljenim postupcima. Izvještaj se podnosi, u pravilu, do 31. siječnja tekuće
godine za proteklu godinu.
Članak
11.
(1) Zapisi koji se ne evidentiraju kroz
sustav uredskog poslovanja, evidentiraju se na mjestu svojeg nastanka
(financijsko-računovodstveni poslovi, kadrovske evidencije, poslovi održavanja
i sl. ) i za njih su odgovorni voditelji tih jedinica.
(2) Zapisi se čuvaju na mjestu nastanka do
njihovog rješavanja ili najdulje 2 godine u priručnim pismohranama.
(3) Obveza je voditelja organizacijskih
jedinica izraditi popis dokumenata koji nastaju radom njihovih jedinica i isti
dostaviti načelniku Vinodolske općine.
III. POSTUPCI I PROCEDURE U OBRADI
DOKUMENTARNOG GRADIVA
Članak
12.
Općina kao stvaratelj i imatelj javnog
arhivskoga i dokumentarnog gradiva, dužna je:
·
savjesno ga
čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje DARI,
·
dostavljati na zahtjev
DARI popis arhivskog gradiva i javljati sve promjene u svezi s njime,
·
pribavljati
mišljenje DARI prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,
·
redovito
odabirati arhivsko iz dokumentarnog gradiva,
·
redovito
periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja,
·
utvrditi pravila
i postupke nastajanja izvornog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku
·
utvrditi pravila
pretvorbe dokumentarnog gradiva u digitalni oblik radi zaštite ili dostupnosti
i u druge svrhe
·
nakon odabiranja,
uništiti neodabrano (izlučeno) dokumentarno gradivo kojemu su protekli rokovi
čuvanja uz poduzimanja mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli
povrijediti javni probitak ili probitak građana
·
omogućiti
ovlaštenim radnicima DARI obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva
·
osigurati
primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu gradiva,
·
pridržavati se
uputa DARI glede zaštite gradiva
·
izvijestiti DARI
o svakoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s
gradivom.
III. 1 PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA
Članak
13.
(1) Savjesno čuvanje i obrada gradiva
podrazumijeva prikupljanje, zaprimanje, obradu, evidentiranje, odabiranje i
izlučivanje, te osiguravanje od oštećenja, uništenja ili gubljenja.
(2) Navedeni poslovi odvijaju se u prostoru
pismohrane Općine.
(3) Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i
obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici, na mjestu gdje nastaju, osim
pismohrane (npr. računovodstveno-financijska, ljudski resursi i sl.) ako je to
potrebno radi njihova poslovanja .
(4) Ustrojstvena jedinica koja čuva ili
obrađuje neku cjelinu gradiva izvan pismohrane dužna je to gradivo evidentirati
te pismohrani redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje,
radi upisa u zbirni popis arhivskog gradiva i provođenja postupka odabiranja i
izlučivanja.
(5) Koordinaciju poslova prikupljanja, obrade
i čuvanja gradiva provodi administrativni tajnik.
Članak
14.
U Vinodolskoj općini vode se sljedeće
evidencije:
a) Knjiga pismohrane (Arhivska knjiga), kao
knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu.
b) Popis arhivskog gradiva (Zbirna evidencija
gradiva), organiziran kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih
cjelina, odnosno kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i
registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu općine.
c) Evidencija korištenog gradiva- posuđeno
gradivo se evidentira s posebnom zadužnicom za osobu koja koristi gradivo i
podacima o vremenu korištenja i vremenu povrata gradiva.
d) Dnevnik pismohrane - evidencija o svim
poslovima koji se obavljaju u prostoru pismohrane, izlascima i ulascima,
konstataciji o vlazi i temperaturi i drugim uvjetima pohrane u pismohrani.
Članak
15.
(1) Popis arhivskog gradiva dostavljaju se
DARI, jednom godišnje.
(2) Popis se dostavlja u pravilu do 31.
ožujka tekuće godine za prethodnu godinu.
Konvencionalno gradivo
Članak
16.
(1) Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje
u tekstu: gradivo) stavljaju se u za to određene tehničke jedinice (omote,
fascikle, registratore, arhivske kutije ili mape i sl.).
(2) Dovršeni predmeti mogu se držati u
ustrojbenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo (priručnoj pismohrani) najdulje
dvije godine od završetka predmeta, odnosno dulje od dvije godine, po odobrenju
odgovorne osobe.
Članak
17.
(1) Voditelj svake ustrojstvene jedinice
odgovoran je za arhivsko i dokumentarno gradivo koje nastaje u njegovom
poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje
čuvanje u pismohranu.
(2) Svaki službenik odgovoran je za gradivo
za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog
stanja svakog predmeta kojim raspolaže.
(3) Svaki službenik koji je zadužen za
gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po
utvrđenom planu koji odgovara prirodi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće
arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu ispisuje se:
. naziv stvaratelja s nazivom ustrojstvene
jedinice
. godina nastanka gradiva
. naziv i vrsta gradiva
. raspon brojeva predmeta u arhivskoj
jedinici
. rok čuvanja.
Nekonvencionalno gradivo
Članak
18.
(1) Dokumenti nastali ili zaprimljeni u
elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi
elektronički zapisi nastali u poslovanju općine čuvaju se na način koji ih
osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka,
sukladno važećim standardima i dobroj praksi upravljanja i zaštite
informacijskih sustava.
(2) Postupci izrade sigurnosnih preslika i
obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu
podataka u kratkom roku.
Članak
19.
Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze
podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg
i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve;
mjere zaštite zapisa od neovlaštenog pristupa, mijenjanja i gubitka podataka;
format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje
u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.);
način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno
čuvanje izvan izvornog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje
gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup
podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje,
dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku
pripreme za predaju).
Članak
20.
(1) Elektronički dokumenti i drugi elektronički
zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje 2 primjerka. Jedan primjerak treba
biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i postojati mogućnost njihova
pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u
računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
(2) Pri izradi arhivske kopije obvezno se u
pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme
i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvornom
informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
(3) Prije predaje arhivskih kopija na mjesto
čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
(4) Arhivske se kopije predaju na mjesto
čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo
pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim
zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji
trenutno to omogućuje.
III. 2. NAČIN PRIMOPREDAJE DOKUMENTARNOG
GRADIVA U PISMOHRANU
Članak
21.
(1) Nakon proteka roka čuvanja u priručnoj
pismohrani gradivo se predaje u pismohranu općine.
(2) Gradivo se predaje u pismohranu u
izvorniku, sređeno, u formiranim tehničkim arhivskim jedinicama.
(3) Prijem gradiva u pismohrani obavlja se uz
primopredajni zapisnik zaduženog službenika koji predaje gradivo i odgovorne
osobe za rad pismohrane, odnosno službenika u pismohrani.
(4) Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva
primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a
drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani.
(5) Službenik u pismohrani dužan je
pregledati čitavo preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.
Članak
22.
(1) Po prijemu i obradi arhivskog i
registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovoga Pravilnika, isto se
raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorima pismohrane.
(2) Arhivsko i dokumentarno gradivo u
pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama
gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i
u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica.
III.3. SREĐIVANJE, ODABIRANJE, IZLUČIVANJE,
POPISIVANJE GRADIVA
Članak
23.
(1) Po prijemu gradiva u prostor pismohrane
stručno osposobljeni zaduženi službenici za upravljanje dokumentarnim gradivom
vrše provjeru podataka iz primopredajnih zapisnika i konstatiraju:
- cjelovitost predanog dokumentarnog gradiva
- da li je gradivo originalno
- da li je pripremljeno za predaju po
pravilima utvrđenim ovim pravilnikom.
(2) Ukoliko se utvrdi da neki od navedenih
elemenata ne postoji, gradivo se može vratiti zaduženom službeniku koji je
predao gradivo, o čemu se informira odgovorna osoba DZPGŽ.
Članak
24.
(1) Sređivanje gradiva obavlja se po principu
provenijencije, kronološki, uz definiranje dokumentacijskih zbirki i cjelina i
manjih dokumentacijskih skupina.
(2) Nakon izvršenog sređivanja i tehničke obrade
gradiva vrši se odabiranje trajnog arhivskog gradiva. Trajno arhivsko gradivo
prolazi postupak posebne obrade pri čemu se isto odlaže u zaštitne omote i
nakon toga u arhivske kutije koje osiguravaju primjernu zaštitu i integritet
gradiva.
(3) Tijekom sređivanja odvaja se gradivo
kojem je protekao rok čuvanja i isto se predlaže za izlučivanje i uništenje.
(4) Izlučivanje i uništavanje dokumentarnog
gradiva provodi se po postupku utvrđenom Zakonom i Pravilnikom o vrednovanju te
postupku odabiranja i izlučivanju arhivskog i registraturnog gradiva.
(5) Tijekom provođenja postupka sređivanja,
odabiranja i izlučivanja općina surađuje s nadležnim Državnim arhivom.
Članak
25.
(1) Rezultat cjelovitog postupka sređivanja
je popis gradiva dokumentacijskih cjelina i zbirki- zbirni popis gradiva.
(2) Popis se izrađuje za svaku pojedinu
dokumentacijsku cjelinu s opisom dokumentacijske cjeline sa sljedećim podacima:
- redni broj
- oznaka - klasifikacijska oznaka, znak koji
identificira cjelinu
- naziv stvaratelj, organizacijske jedinice
unutar sustava općine
- sadržaj
- medij i vrsta zapisa
- količina gradiva u broju jedinica
- tehnička jedinica
- vrijeme nastanka
- bitne napomene o gradivu
(3) Jednom godišnje ažurirani zbirni popis
dostavlja se nadležnom državnom arhivu, na način i po proceduri definiranoj
Zakonom i Pravilnikom.
Članak
26.
(1) Zbirni popis gradiva može se voditi u
obliku uredske knjige ili računalne evidencije, odnosno baze podatka.
(2) Zbirni popis gradiva mora biti zaštićen
od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja ili oštećenja.
Članak
27.
(1) Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja
se kada je cjelokupno gradivo sređeno i popisano.
(2) Općina kao stvaratelj/imatelj javnog
gradiva, obvezan je redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja
istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka, te obvezno
prije predavanja gradiva arhivu.
(3) Odabiranje arhivskoga i izlučivanje
dokumentarnog gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku
odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva kao i posebnog opisa arhivskog i
registraturnog gradiva s rokovima čuvanja i drugih posebnih propisa kojima se
uređuju određeni rokovi čuvanja pojedinih dokumentacijskih cjelina.
Članak
28.
Rokovi čuvanja navedeni u Posebnom popisu
arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja počinju teći:
·
kod uredskih
knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjega upisa,
·
kod vođenja
postupaka - od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,
·
kod rješenja,
dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem - od kraja godine u kojoj
su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali
primjenjivati,
·
kod
računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije - od dana prihvaćanja završnog
računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,
·
kod personalnih
listova - od godine osnutka personalnog lista,
·
kod ostalog
gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.
Članak
29.
(1) Postupak za izlučivanje dokumentarnog
gradiva pokreće načelnik Vinodolske općine.
(2) Načelnik odlukom imenuje povjerenstvom od
tri člana koje će provesti postupak izlučivanja i uništavanja izlučenog
gradiva.
(3) Popis gradiva za izlučivanje treba
sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo
nastalo, redni broj iz Posebnog popisa arhivskog i registraturnog gradiva s
rokovima čuvanja, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati,
starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem tehničkih
jedinica (svežnjeva, registratora, knjiga i sl.). Na kraju popisa potrebno je
navesti sveukupnu količinu gradiva predloženog za izlučivanje u tehničkim
jedinicama i u dužnim metrima (d/m). Također potrebno je navesti i krajnji raspon
godina cjelokupnog gradiva predloženog za izlučivanje.
(4) Za svaku vrstu gradiva ukratko se
obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok
čuvanja sukladno popisu, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno
i sl.).
Članak
30.
Povjerenstvo za provođenje postupka
izlučivanja može se obratiti za stručnu pomoć nadležnom državnom arhivu.
Članak
31.
(1) Popis gradiva predloženog za izlučivanje
dostavlja se nadležnom državnom arhivu.
(2) Nadležni državni arhiv donosi rješenje
kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti ili djelomično odobri
ili u cijelosti odbiti.
Članak
32.
(1) Po primitku rješenja o odobrenju
izlučivanja načelnik Vinodolske općine donosi odluku o izlučivanju kojom se
utvrđuje način uništavanja predmetnog gradiva.
(2) Ukoliko gradivo sadrži osobne podatke ili
povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podaci ne budu
dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
(3) O postupku uništavanja izlučenoga gradiva
sastavlja se zapisnik i jedan primjerak dostavlja se nadležnom državnom arhivu.
Članak
33.
Izlučivanje dokumentarnog gradiva evidentira
se u Knjizi pismohrane (Arhivskoj knjizi) odnosno Popisu arhivskog gradiva
(zbirnoj evidenciji gradiva), s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog
državnog arhiva o odobrenju izlučivanja.
Članak
34.
(1) O svim postupcima koji se provode u svezi
s dokumentarnim gradivom zaduženi radnici informiraju svoje voditelje.
(2) Godišnji izvještaj o stanju sustava
upravljanja dokumentacijom općine podnosi administrativni tajnik. Izvještaj se
podnosi načelniku Vinodolske općine do kraja mjeseca veljače tekuće godine za
proteklu godinu.
IV. MJESTO, UVJETI I NAČIN ČUVANJA GRADIVA-
PISMOHRANA
Članak
35.
(1) Prostor za pohranu gradiva, bez obzira da
li je riječ o priručnoj pismohrani određene ustrojstvene jedinice ili
pismohrani općine, mora udovoljiti uvjetima propisanim Pravilnikom o zaštiti i
čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.
(2) U slučaju da općina ne može osigurati
vlastiti prostor za tu namjenu u okviru svojeg poslovnog prostora, može,
sukladno Zakonu i Pravilniku, pohranu gradiva osigurati u drugim prostorima
koji ispunjavaju propisane uvjete.
Članak
36.
(1) Poslovi pohrane i obrade gradiva u
pismohrani mogu se povjeriti osobi koja ispunjava uvjete za rad s javnim
dokumentarnim gradivo i to na temelju ugovora.
(2) Nadzor nad čuvanjem, obradom i pohranom
gradiva povjerenim osobi koja ispunjava uvjete za rad s javnim dokumentarnim
gradivom, obavlja pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela. Pročelnik može
tražiti stručnu pomoć i nadzor nad prostorom i poslovima i od strane nadležnog
državnog arhiva.
Članak
37.
(1) Pristup prostoru pismohrane ograničen je
i u njemu mogu biti samo zaduženi službenik i službenik koji nadzire rad
pismohrane.
(2) Prostor je zaključan, osiguran
vatrodojavom, protupožarnim sustavom ili aparatima za suho gašenje požara,
video nadzorom i protuprovalnim sustavom s osiguranim nadzorom od 0-24 sata.
(3) Prostor je opremljen isključivo metalnim
policama i ormarima i ima osiguran posebni prostor za pretvorbu dokumentarnog
gradiva u digitalni oblik.
(4) Prostor je opremljen uređajima za
mjerenje relativne vlage i temperature i to po jedan uređaj na svakih 200 m2.
Članak
38.
Vinodolska općina je dužna imenovati i
odgovornu osobu za rad pismohrane i zaduženog službenika za pismohranu.
Članak
39.
(1) Službenik u pismohrani mora imati
najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za djelatnika u
pismohrani, sukladno Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne
osposobljenosti djelatnika u pismohrani.
(2) Ukoliko službenik iz prethodnog stavka
nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne (1) godine od
zaduživanja za obavljanje navedenih poslova.
Članak
40.
Službenik u pismohrani obavlja sljedeće
poslove:
·
sređivanje i
popisivanje gradiva,
·
osiguranje
materijalno-fizičke zaštite gradiva,
·
odabiranje
arhivskoga gradiva,
·
izlučivanje
registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,
·
priprema predaje
arhivskoga gradiva DARI,
·
izdavanje gradiva
na korištenje, te vođenje evidencija o tome.
Članak
41.
Službeniku pismohrani dužan je u svome radu
pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:
. čuvati integritet gradiva i na taj način
pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,
. dokumentirati svoje postupke pri obradi
gradiva i opravdati ih,
. poštivati slobodu pristupa informacijama i
propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti, i postupati
unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi,
. osobito povjerenje koje mu je povjereno
koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo
čiju neopravdanu korist,
. nastojati postići najbolju stručnu razinu
sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s
drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.
Članak
42.
Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili
raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno radnik u
pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnog gradiva
s osobom koja preuzima pismohranu.
V. KORIŠTENJE GRADIVA
Članak
43.
Korištenje gradiva odobrava pročelnik
Jedinstvenog upravnog odjela ili po dobivenoj ovlasti, službenik zadužen za
pismohranu.
Članak
44.
(1) Arhivsko i dokumentarno gradivo može se
koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost službenika u
pismohrani.
(2) Korištenje se ostvaruje neposrednim
uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.
(3) Originalno arhivsko i dokumentarno
gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće
potvrde (reversa) i obaveznog upisa u posebnu evidenciju korištenja gradiva,
dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.
Članak
45.
(1) Osoba koja je preuzela gradivo na
korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu. Revers se izdaje
u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje
je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba za rad pismohrane,
odnosno službenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva službenik, odnosno
korisnik gradiva.
(2)Poslije korištenja gradivo se obavezno
vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.
Članak
46.
(1)Izdavanje arhivskoga i registraturnog
gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem pozitivnih propisa imaju pravo
uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe
tražitelja.
(2) Korištenje gradiva može se uskratiti u
slučajevima propisanim Zakonom o pravu na pristup informacijama i Zakonom o
zaštiti osobnih podataka i drugim posebnim propisima.
Članak
47.
(1) Krajem svake godine, odnosno prije
godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, vrši se provjera je li tijekom
godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu.
(2) Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad
pismohrane, odnosno službenik u pismohrani.
(3) Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije
vraćeno, odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno službenik u pismohrani, traže
povrat gradiva.
VI. ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI
Članak
48.
(1) Sustav upravljanja dokumentacijom u
općini ima definirana zaduženja i odgovornosti svih zaposlenih koji stvaraju
zapise i dokumentaciju unutar ustanove.
(2) Zaduženi službenici neposredno obrađuju,
raspolažu, skrbe i daju na korištenje dokumentaciju i zapise u okviru svoje
nadležnosti obavljanja poslova utvrđenih Pravilnik o unutarnjem ustrojstvu
Jedinstvenog upravnog odjela Vinodolske općine.
(3) Zaduženi službenik u pismohrani skrbe o
gradivu u pismohrani Vinodolske općine.
(4) Odgovorne osobe su voditelji
organizacijskih jedinica u kojima nastaje određena dokumentacija i zapisi.
(5) Odgovorna osoba za funkcioniranje sustava
upravljanja dokumentarnim gradivom je pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela.
(6) Odgovorna osoba za gradivo u digitalnom
obliku je administrativni tajnik.
(7) Odgovorna osoba za javno arhivsko i
dokumentarno gradivo Vinodolske općine je načelnik.
Članak
49.
Godišnji izvještaj o stanju u sustavu
upravljanja dokumentarnim gradivom podnosi pročelnik Jedinstvenog upravnog
odjela na temelju izvještaja rukovoditelja svih organizacijskih jedinica DZPGŽ.
VII. PRAVILA I POSTUPCI NASTAJANJA IZVORNOG
DOKUMENTARNOG GRADIVA U DIGITALNOM OBLIKU
Članak
50.
(1) Na prijedlog pročelnika, načelnik donosi
posebni pravilnik kojim se uređuju pravila i postupci nastajanja izvornog
dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku.
(2) Načelnik osigurava odgovarajuću
informatičku opremu i software za praktičnu primjenu navedenih pravila i
postupaka.
VIII. PRETVORBA GRADIVA U DIGITALNI OBLIK
Članak
51.
(1) Načelnik određuje koje dokumentarno
gradivo se može pretvoriti u digitalni oblik, a radi zaštite, dostupnosti,
efikasnosti obavljanja poslova.
(2) Pretvorba se može obaviti temeljem
definiranih postupaka utvrđenih Pravilnikom koje donosi ministar nadležan za
kulturu.
IX. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM
DRŽAVNOM ARHIVU
Članak
52.
Arhivsko gradivo čuva se u pismohrani općine
do predaje nadležnom državnom arhivu u sređenom stanju, popisano, opremljeno i
zaštićeno na primjeren način.
Članak
53.
(1) Arhivsko gradivo predaje se nadležnom
državnom arhivu temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnika o
predaji arhivskoga gradiva arhivima.
(2) Javno arhivsko gradivo predaje se DARI u
roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka.
Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazumiju
općina i nadležni državni arhiv ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.
(3) Ako je arhivsko gradivo i nakon isteka
roka iz prethodnog stavka potrebno u redovitom poslovanju, općina i nadležni
državni arhiv utvrditi će popis takvoga gradiva i odrediti rok u kojem će se
ono predati arhivu.
(4) Obveza predaje odnosi se i na gradivo
koje sadrži osobne podatke, kao i gradivo za koje je utvrđen stupanj tajnosti
određen zakonom ili općim propisom o čuvanju tajnosti.
(5) Arhivsko gradivo predaje se, nakon
provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički
opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
(6) O predaji arhivskog gradiva sastavlja se
primopredajni zapisnik čiji je obvezatni sastavni dio popis predanoga gradiva.
Članak
54.
Gradivo koje je predano u nadležni državni
arhiv može se koristiti na način predviđen Zakonom i Pravilnikom o korištenju
arhivskoga gradiva.
X. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak
55.
Za sva pitanja koja nisu navedena ovim
Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, kao i drugi
zakonski propisi i podzakonski akti kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i
rokovi čuvanja arhivskoga i dokumentarnog gradiva.
Članak
55.
Stupanjem na snagu ovog Pravilnika, prestaje
vrijediti Pravilnik o odabiranju registraturne građe u čuvanju arhivske građe
(»Službene novine Primorsko-goranske županije« br. 5/1997.).
Članak
56.
(1) Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana
od dana objave u »Službenim novinama Primorsko-goranske županije«, a po
prethodno dobivenoj suglasnosti nadležnog državnog arhiva.
(2) Poseban popis arhivskoga i dokumentarnog
gradiva s rokovima čuvanja primjenjuje se po dobivenom odobrenju nadležnog
državnog arhiva.
Klasa: 036-01/19-01/1
Ur. broj: 2107-03/19-01-4
Bribir, 2. travnja 2019.
Načelnik:
mr.sc.
Marijan Karlić, v. r.
*tablica
se nalazi na dnu dokumenta*
