Pismohrana - jedinica u kojoj se odlaže i
čuva gradivo do predaje nadležnom arhivu, odnosno do njegovog izlučivanja. U
pismohrani se organizira zaštita, korištenje, obrada, vrednovanje, odabiranje i
izlučivanje dokumentacije, vode se evidencije, te se brine za
cjelovitost i sređenost cjelokupne dokumentacije.
Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja -
popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim
područjima), s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom
s gradivom nakon isteka roka čuvanja.
Priručna pismohrana - prostor u kome se čuva
i odlaže operativni dio gradiva, ako je isto potrebno u poslovanju Općine.
Tehnička jedinica gradiva - jedinica fizičke
organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska
rola, magnetska traka, CD, itd.).
Popis arhivskog gradiva, dokumentacijskih
zbirki ili cjelina - popis jedinica cjelokupnog gradiva u posjedu Općine.
Članak
4.
Arhivsko gradivo nastaje iz dokumentarnog
nakon provedenog postupka odabiranja prema Popisu gradiva s rokovima čuvanja
što ga utvrdi Općina i nakon što taj Popis odobri Državni arhiv u Rijeci (u
daljnjem tekstu: DA).
Gradivo nastalo radom i djelovanjem Općine
javno je arhivsko gradivo prema odredbama Zakona.
Članak
5.
Arhivsko gradivo nastalo djelovanjem i radom
Općine čini cjelinu (arhivski fond) i u načelu se ne može dijeliti.
Dokumentarno gradivo može se dijeliti ili
spajati zbog promjene unutarnjeg ustrojstva Općine, prenošenja dijela ili svih
njegovih poslova na drugog stvaratelja / imatelja, zbog preuzimanja dijela ili
svih poslova drugog stvaratelja, a uz prethodno pribavljeno mišljenje DA.
Tijelo ili osoba koja donosi odluku o podjeli
ili spajanju dokumentarnog gradiva dužna je utvrditi imatelja za svaki dio
ovako podijeljenoga ili spojenoga gradiva.
Članak
6.
Arhivsko gradivo trajne vrijednosti odlaže se
odvojeno od dokumentarnog gradiva ograničenih rokova čuvanja, radi učinkovitog
sustava pretraživanja, upravljanja i zaštite, te radi lakšeg provođenja
postupka odabiranja i izlučivanja.
Članak
7.
Općina, kao stvaratelj/imatelj javnog
arhivskoga i dokumentarnog gradiva dužna je:
.savjesno ga čuvati u sređenom stanju i
osiguravati od oštećenja do predaje DA,
.dostavljati popis dokumentacijskih zbirki
ili cjelina gradiva i javljati sve promjene u svezi s njime DA,
.pribavljati mišljenje DA, prije poduzimanja
mjera koje se odnose na gradivo,
.redovito odabirati arhivsko iz dokumentarnog
gradiva,
.redovito periodički izlučivati gradivo
kojemu su istekli rokovi čuvanja,
.omogućiti ovlaštenim djelatnicima DA
obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva,
.osigurati primjeren prostor i opremu za
smještaj i zaštitu gradiva,
.odrediti djelatnika odgovornog za rad pismohrane,
koji je dužan položiti ispit za djelatnike u pismohranama,
.pridržavati se uputa DA glede zaštite
gradiva.
Općina je također dužna izvijestiti DA o
svakoj promjeni statusa i ustrojstva, radi davanja mišljenja o postupanju s
gradivom.
Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskoga i
dokumentarnoga gradiva Općine obavlja DA, te se u tom smislu obvezuju na
suradnju sve osobe Općine, odgovorne i zadužene za gradivo.
II.UREDSKO POSLOVANJE, NAČIN OBRADE I
RUKOVANJA, EVIDENCIJE I ROKOVI
INTERNE PRIMOPREDAJE
Članak
8.
Uredsko poslovanje vodi se u okviru pisarnice
u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, Pravilnikom o jedinstvenim
klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata ,
te Planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca
akata upravnih i drugih tijela Općine.
Članak
9.
Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u
postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju, evidenciji i dostavi u
rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju, te predaji nadležnom
arhivu ili drugom nadležnom tijelu.
Uredsko poslovanje može se voditi na
konvencionalni ili nekonvencionalni način (računalno).
Članak
10.
Zaduženi radnici za pisarnicu zadržavaju
spise do njihovog rješavanja.
Riješeni predmeti i dovršeni spisi stavljaju
se u za to određene tehničke jedinice (omote, fascikle, registratore, arhivske
kutije i sl.).
Dovršeni predmeti mogu se držati u priručnoj
pismohrani najdulje dvije godine.
Za držanje dovršenih predmeta dulje od dvije
godine potrebno je odobrenje odgovorne osobe.
Članak
11.
Po okončanju rada na spisima, odnosno, nakon
proteka roka od dvije godine, gradivo se predaje zaduženom radniku za
pismohranu Općine.
Gradivo se predaje u pismohranu u izvorniku,
sređeno, u formiranim tehničkim jedinicama (mape, kutije, svežnjevi,
registratori i sl.), popisano, cjelovito, označeno na propisan način, što znači
da svaka tehnička jedinica ima sljedeće podatke:
.naziv stvaratelja s nazivom ustrojstvene
jedinice,
.identifikacijsku oznaku,
.sadržaj / naziv gradiva,
.klasifikacijsku oznaku,
.godinu nastanka,
.granične brojeve predmeta,
.rok čuvanja.
Prijem gradiva obavlja se uz primopredajni
zapisnik zaduženog radnika koji predaje gradivo i zaduženog radnika koji prima
gradivo.
Primopredajni zapisnik sadrži naziv, odnosno
sadržaj gradiva, vrijeme nastanka, količinu i eventualnu napomenu.
Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni
djelatnici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno
zaposlenik u pismohrani.
Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva
primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a
drugi osoba zadužena za pismohranu.
Zaduženi radnici dužni su pregledati
cjelokupno preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.
Članak
12.
U okviru pisarnice vodi se:
.knjiga pismohrane, kao pomoćna evidencija,
radi općeg pregleda cjelokupnog gradiva odloženog u pismohranu,
.popis svih dokumentacijskih zbirki ili
cjelina,
.knjiga korištenja gradiva - evidencija
korištenja gradiva iz pismohrane,
.topografski inventar - evidencija u
spremištu koje služi nadzoru i pronalaženju gradiva, te koji pokazuje sadržaj
svake police.
Na popisu za svaku dokumentacijsku zbirku ili
cjelinu obvezno se navodi: naziv, stvaratelj, vrijeme nastanka gradiva,
količina gradiva, medij i vrsta zapisa, opis sadržaja, te popis manjih skupina
na koje je dokumentacijska zbirka ili cjelina podijeljena.
Članak
13.
Za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku ili
cjelinu Općina obvezno vodi popis arhivskoga gradiva.
Popis iz stavka 1. ovoga članka sadrži
podatke o dokumentacijskim skupinama na koje je zbirka ili cjelina podijeljena
i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini.
Opis dokumentacijske skupine u popisu
arhivskoga gradiva obuhvaća:
1.redni broj,
2.oznaku (klasifikacijska oznaka, arhivski
ili drugi znak koji jednoznačno identificira cjelinu),
3.naziv,
4.sadržaj (opis dokumentacije u cjelini,
predmeta ili djelatnosti na koji se odnosi),
5.medij i vrsta zapisa (podaci o vrsti medija
i obliku zapisa dokumentacije u cjelini),
6.količinu (količina gradiva u cjelini
iskazana u broju jedinica - dokumenata, predmeta, dosjea i dr. - koje sadrži,
te dužnim metrima, veličini zapisa ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici),
7.tehničke jedinice (oznake ili raspon oznaka
pripadajućih tehničkih jedinica - kutija, registratora i dr.),
8.vrijeme nastanka (godina ili raspon godina
nastanka gradiva),
9.napomene.
Popis arhivskih jedinica (dokumenata,
predmeta, dosjea, svezaka i dr.) u dokumentacijskoj skupini vodi se prema
sljedećim podacima:
1.redni broj,
2.oznaka,
3.naziv,
4.vrsta,
5.vrijeme nastanka,
6.rok čuvanja,
7.tehničke jedinice.
Ako Općina vodi uredsku ili drugu evidenciju
(u obliku baze podataka) koja sadrži podatke iz stavaka 3. i 4. ovoga članka,
ta evidencija ili izvadak iz nje može zamijeniti popis iz stavka 1. ovoga
članka, pod uvjetom da sadrži sve skupine i jedinice dokumentacijske zbirke ili
cjeline i da ne sadrži niti jednu skupinu ili jedinicu koja ne pripada zbirci ili
cjelini.
Jednom godišnje Općina dostavlja nadležnom
arhivu popise arhivskog gradiva, dokumentacijskih zbirki ili cjelina sa stanjem
na zadnji dan prethodne godine.
Članak
14.
Općina je dužna osigurati podatke od
neovlaštenog upisivanja, mijenjanja i brisanja i jednu kopiju čuvati na
sigurnom mjestu.
Članak
15.
Popisi iz članka 13. stavak 6. dostavljaju se
DA u obliku elektroničkog obrasca xml datoteke sa strukturiranim podacima
popisa.
Ako Općina dostavlja popise nadležnom arhivu
izravnim upisom u evidenciju dokumentacijskih zbirki imatelja nadležnoga
arhiva, nije dužna voditi druge, vlastite popise dokumentacijskih zbirki i
dokumentacijskih skupina i arhivskih jedinica u njima.
Članak
16.
U slučaju da Općina osnuje novu, ukine
postojeću dokumentacijsku zbirku ili cjelinu, ili gradivo iz jedne pridruži
drugoj dokumentacijskoj zbirci ili cjelini, dužna je o tome izvijestiti
nadležni arhiv, u roku od petnaest dana od nastanka promjene.
III.OPREMANJE, OZNAČAVANJE,
ODLAGANJE, UVJETI ČUVANJA I
NAČIN KORIŠTENJA
Članak
17.
Preuzeto gradivo iz priručnih pismohrana
evidentira se u Knjigu pismohrane i Popis arhivskog gradiva dokumentacijskih
zbirki ili cjelina prema kategorijama koje su sadržane u Posebnom popisu s
rokovima čuvanja.
Zaduženi radnik za pismohranu dužan je na
arhivskoj i registraturnoj jedinici upisati broj iz Knjige pismohrane i Popisa
svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina u kojoj je evidentirana određena
kategorija gradiva.
Konvencionalno gradivo
Članak
18.
Arhivsko se gradivo odlaže i čuva u sređenom
stanju, tehnički opremljeno i oblikovano u arhivske jedinice.
Arhivska se jedinica obvezno ulaže u zaštitni
omot ili drugu prikladnu ambalažu.
U omotu arhivske jedinice nalaze se svi
zapisi ili dokumenti koji joj pripadaju, složeni po redu koji je primjeren
jedinici.
U omotu se ne mogu nalaziti zapisi, dokumenti
ili drugi predmeti koji ne pripadaju arhivskoj jedinici.
Na omotu arhivske jedinice ispisuju se: redni
broj u popisu arhivskog gradiva, oznaka i naziv jedinice, naziv dokumentacijske
zbirke i stvaratelja.
Na unutarnjoj strani omota navode se podaci o
zapisima i dokumentima u jedinici, sukladno propisima o uredskom poslovanju, te
podaci o dokumentima koji nedostaju u jedinici.
Članak
19.
Gradivo se tehnički oprema u odgovarajuće
tehničke jedinice i to na način da se trajno gradivo odlaže u zaštitne omote,
očišćeno i s odstranjenim uzročnicima oštećenja papira (metalne spojnice,
prašina, insekti i sl.), a nakon toga u arhivske kutije (beskiselinske) koji ne
sadrže metalne dijelove.
Na tehničkim se jedinicama, na vidnom mjestu,
navodi: naziv stvaratelja s nazivom ustrojstvene jedinice, identifikacijska
oznaka gradiva, sadržaj / naziv gradiva, klasifikacijska oznaka, granični
brojevi predmeta, godina nastanka i rok čuvanja.
Gradivo koje se čuva do 10 godina odlaže se u
postojećim tehničkim jedinicama (registratori, mape i sl.).
Članak
20.
Gradivo izuzetnog značaja koje je
klasificirano od odgovorne osobe kao takvo, ili gradivo koje ima oznaku poslovne
ili službene tajne, čuva se odvojeno, i to na način koji osigurava čuvanje
njihove povjerljivosti, u metalnim ormarima ili kasama.
Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo
odgovorna osoba ili od nje ovlaštena osoba.
Članak
21.
Gradivo se odlaže na metalne police, koje su
numerirane sustavom rimskih brojeva i abecedno.
Arhivsko i dokumentarno gradivo u pismohrani
razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i
rokovima čuvanja.
Posebno se odlažu predmeti upravnog postupka,
a posebno predmeti neupravnog postupka.
Nekonvencionalno gradivo
Članak
22.
Dokumenti nastali ili zaprimljeni u
elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi
elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava
od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno
važećim standardima i dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih
sustava.
Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju
koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim zapisima obvezno je odrediti
osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih
preslika i postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka.
Postupci izrade sigurnosnih preslika i obnove
podataka trebaju biti takvi da omogućuju sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u
kratkom roku.
Članak
23.
Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze
podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg
i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve;
mjere zaštite zapisa od neovlaštenog pristupa, mijenjanja i gubitka podataka;
format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje
u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.);
način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno
čuvanje izvan izvornog hardverskog i softverskog okruženja; način predaje
gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup
podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje,
dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku
pripreme za predaju).
Članak
24.
Elektronički dokumenti i drugi elektronički
zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje tri primjerka.
Barem jedan primjerak treba biti takav da je
iz njega moguće obnoviti podatke uz mogućnost njihova pregledavanja i
korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u
kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u
pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme
i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom
informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja
obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja
s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i
korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za
prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to
omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost
arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput
godišnje.
Presnimavanje na novi medij obavlja se
najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške
ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.
Prostor pismohrane
Članak
25.
Općina je dužna osigurati primjeren prostor i
opremu za pohranu i zaštitu arhivskoga gradiva.
Ako se koristi više prostora, onda se u njima
odlaže gradivo određene cjeline ili kategorije.
Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati
standardima propisanim Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i
registraturnog gradiva izvan arhiva.
Općina može pohranu i čuvanje svoga gradiva
povjeriti drugoj osobi pod uvjetom da prostor u koji će se to gradivo smjestiti
udovoljava uvjetima za smještaj i čuvanje arhivskog gradiva.
Utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje
javnoga arhivskog gradiva kategoriziranih stvaratelja i imatelja, kao i gradiva
privatnih imatelja koji su upisani u Upisnik vlasnika arhivskog gradiva
Republike Hrvatske u privatnom vlasništvu, koje je smješteno izvan prostora
stvaratelja, odnosno imatelja toga gradiva provodi DA.
Članak
26.
Odgovarajućim prostorom za pohranu i zaštitu
arhivskoga i dokumentarnog gradiva smatraju se prostorije koje su:
.suhe, prozračne i zaštićene od prodora
nadzemnih i podzemnih voda,
.udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od
prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, od izvora prašenja i
onečišćenja zraka,
.koje su propisno udaljene od proizvodnih i
energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih,
kanalizacijskih),
.u kojima ne boravi i kroz koje se ne kreće
drugo osoblje osim osoba zaduženih za čuvanje i zaštitu arhivskog gradiva,
.kojima je zapriječen pristup neovlaštenim
osobama, u radno i izvan radnog vremena.
Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i
pod nadzorom.
U prostorijama pismohrane strogo je
zabranjeno pušenje.
Članak
27.
Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita
arhivskoga i dokumentarnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od
oštećenja, uništenja ili nestanka.
Materijalna zaštita osigurava se:
.obveznim zaključavanjem prostorija
pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u
pismohrani ne radi,
.redovitim čišćenjem i isprašivanjem
pismohrane i odloženog gradiva, te prozračivanjem prostorija,
.održavanjem odgovarajuće temperature (16-20
ÊC) i vlažnosti (45-55%),
.redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi
mogli dovesti do oštećenja gradiva.
Članak
28.
Pri izvođenju radova u prostorijama u kojima
se čuva arhivsko gradivo ili njihovoj blizini, kao i čišćenju tih prostorija,
ne smiju se koristiti sredstva i postupci koji mogu biti štetni za arhivsko
gradivo (upotreba otvorenog plamena, korištenje agresivnih kemijskih sredstava
i zapaljivih tvari, pretjerano vlaženje), ako gradivo nije prethodno izmješteno
na mjesto sigurno od posljedica primjene tih sredstava i postupaka.
Članak
29.
Prostorije u kojima se čuva arhivsko gradivo
trebaju biti opremljene metalnim policama ili ormarima koji su primjereni za
smještaj gradiva.
Police trebaju biti odmaknute od zidova tako
da se omogući cirkulacija zraka i dovoljno međusobno razmaknute za neometan
prolaz i rukovanje gradivom.
Najniža pregrada na polici treba biti
odmaknuta najmanje 15 cm od poda.
Arhivsko se gradivo ne smije držati na podu,
stolovima ili drugim mjestima koja nisu namijenjena za njegovo odlaganje.
Članak
30.
Prostorije u kojima se čuva arhivsko gradivo
trebaju biti opremljene vatrodojavnim uređajima te uređajima za suho gašenje
požara.
Članak
31.
Pristup u prostorije za pohranu arhivskoga
gradiva može imati samo osoblje zaduženo za zaštitu i obradu gradiva i
ovlaštene osobe.
Korištenje gradiva
Članak
32.
Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u
cijelosti, može se koristiti po prethodno dobivenoj suglasnosti.
Arhivsko i dokumentarno gradivo može se
koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost osobe odgovorne
ili zadužene za rad pismohrane.
Gradivo se koristi izdavanjem originala
zapisa, davanjem preslika ili korištenjem na mjestu gdje je gradivo odloženo.
U slučaju da se daje original na korištenje,
korisnik je dužan potpisati revers na posuđeno gradivo.
Posudba gradiva obavezno se upisuje u Knjigu
posudbe, dok je za uvid i izdavanje preslika potreban samo upis u Evidenciju
korištenog gradiva.
Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje,
dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.
Revers se izdaje u tri primjerka.
Jedan primjerak reversa ostavlja se na mjestu
gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima osoba zadužena za pismohranu,
a treći primjerak dobiva radnik, odnosno korisnik gradiva.
Poslije korištenja gradivo se obvezno vraća
na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.
Članak
33.
Izdavanje arhivskoga i dokumentarnog gradiva
za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u
informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pisane zamolbe tražitelja.
Korištenje gradiva može se uskratiti u
slučajevima koje propisuje Zakon o pravu na pristup informacijama.
Članak
34.
Krajem svake godine, odnosno prije godišnjeg
odlaganja novog gradiva u pismohranu, obavlja se provjera je li posuđeno
gradivo vraćeno u pismohranu.
Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije
vraćeno, osoba zadužena za pismohranu traži povrat gradiva.
Korisnik gradiva, u pisanom obliku,
potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu
zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini.
IV. OBABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA
Članak
35.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se
kada je cjelokupno gradivo sređeno i popisano.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje
dokumentarnog gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju, te postupku
odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, kao i Posebnog popisa koji je
sastavni dio ovog Pravilnika, na kojeg odobrenje daje nadležni DA.
Rokovi čuvanja navedeni u Posebnom popisu
počinju teći:
.kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja
godine posljednjeg upisa;
.kod vođenja postupka - od kraja godine u
kojoj je postupak dovršen;
.kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda -
od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti
ili su se prestali primjenjivati;
.kod knjigovodstvenih i računovodstvenih
isprava - od isteka poslovne godine na koju se odnose knjigovodstvene i
računovodstvene isprave;
.kod poslovnih knjiga - od zadnjeg dana
poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige, obračuni i početna bilanca;
.kod personalnih dosjea - od godine otvaranja
dosjea,
.kod ostale dokumentacije - od kraja godine u
kojoj je gradivo nastalo.
Članak
36.
Općina je obvezna redovito provoditi
izlučivanje gradiva, čiji rok čuvanja je istekao, a najkasnije 5 godina od
posljednjeg provedenog postupka, te obvezno prije predaje gradiva arhivu.
Članak
37.
Postupak odabiranja i izlučivanja priprema i
provodi stručno povjerenstvo sastavljeno od radnika onih ustrojstvenih cjelina
iz kojih se vrši izlučivanje gradiva.
Pripremljeno i popisano gradivo za
izlučivanje s prijedlogom i obrazloženjem dostavlja se odgovornoj osobi.
Odgovorna osoba pokreće postupak izlučivanja
dostavljanjem prijedloga s popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje DA.
Članak
38.
Prijedlog gradiva za izlučivanje sadrži
navode o načinu, vremenu i mjestu izlučivanja i uništenja gradiva, te
obrazloženje s pravnom osnovom postupka.
Popis gradiva predloženog za izlučivanje koji
je sastavni dio Prijedloga sadrži sljedeće:
.redni broj i redni broj gradiva iz posebnog
popisa gradiva s rokovima čuvanja za koji je odobrenje dao nadležni arhiv,
.vrsta / naziv gradiva koji će se izlučiti,
.vrijeme nastanka gradiva ili raspon godina,
.rok čuvanja gradiva,
.količinu izraženu u dužnim metrima, te
tehničkim jedinicama (registratori, knjige, arhivske mape, svežnjevi i sl.),
.razlog izlučivanja (istekao rok čuvanja,
statistički obrađeno i sl.).
Na kraju popisa navodi se ukupna količina
gradiva izraženu u dužnim metrima i tehničkim jedinicama.
Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo
izdvojeno i popisano, te pripremljeno za očevid od strane ovlaštenih djelatnika
DA.
Članak
39.
Nakon izvršenog očevida u pripremljeno
gradivo stručno povjerenstvo i ovlašteni djelatnik DA predlažu donošenje
rješenja kojim se odobrava ili odbija izlučivanje gradiva.
O svom radu stručno povjerenstvo sastavlja
zapisnik.
Članak
40.
DA donosi rješenje kojim se predloženo
gradivo za izlučivanje može odobriti u cijelosti, ili djelomično, ili ga u
cijelosti odbiti.
Članak
41.
Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja
iz prethodnog članka, odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se
utvrđuje način, vrijeme, mjesto i izvršitelj uništavanja gradiva.
Ukoliko gradivo sadrži osobne podatke ili
povjerljive podatke, uništavanje se obvezno provodi na način da podaci ne budu
dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
O postupku uništavanja gradiva vodi se
zapisnik.
Jedan primjerak zapisnika dostavlja se DA.
Članak
42.
Izlučivanje registraturnog gradiva bilježi se
u Knjizi pismohrane i Popisu gradiva svih dokumentacijskih zbirki i cjelina s
naznakom brojčanih oznaka (klasifikacijskih oznaka i urudžbeni broj) i datuma
rješenja DA o odobrenju izlučivanja.
V.PRETVORBA DOKUMENTARNOG GRADIVA U
DIGITALNI OBLIK
Članak
43.
Načelnik općine određuje koje dokumentarno
gradivo se može pretvoriti u digitalni oblik, a radi zaštite, dostupnosti, efikasnosti
obavljanja poslova.
Pretvorba se može obaviti temeljem
definiranih postupaka utvrđenih Pravilnikom koje donosi ministar nadležan za
kulturu.
Članak
44.
Prijenos informacija na nekonvencionalne
medije obavlja se na način da se određene kategorije dokumenata iste vrste
snimaju na pojedinačnom nekonvencionalnom nositelju informacija (mikrofilm,
CD).
Prijenos informacija digitaliziranjem ili
mikrofilmiranjem može se povjeriti specijaliziranoj tvrtki koja obavlja te
poslove.
Članak
45.
Postupak mikrofilmiranja ili digitaliziranja
provodi se jednom godišnje.
Članak
46.
Pohranjeni dokumenti na nekonvencionalnim
medijima pohranjeni su u pismohrani.
Članak
47.
Dokumenti pohranjeni na nekonvencionalnim
medijima zaštićeni su na način da je pristup njima omogućen isključivo
ovlaštenim osobama koje su upoznate s pristupnim kodom na takvom mediju.
VI.PRAVILA I POSTUPCI NASTAJANJA
IZVORNOG DOKUMENTARNOG GRADIVA U DIGITALNOM OBLIKU
Članak
48.
Na prijedlog pročelnika Jedinstvenog upravnog
odjela ili tvrtke koja održava IT sustav Općine, Općinski načelnik donosi
posebni pravilnik kojim se uređuju pravila i postupci nastajanja izvornog
dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku.
Općinski načelnik osigurava odgovarajuću
informatičku opremu i software za praktičnu primjenu navedenih pravila i
postupaka.
VII.PREDAJA ARHIVSKOGA GRADIVA
NADLEŽNOM ARHIVU
Članak
49.
Arhivsko gradivo se čuva u pismohrani Općine
do predaje DA.
Članak
50.
Predaja javnog arhivskog gradiva DA provodi
se na način i u rokovima propisanim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima) i
Pravilnikom o predaji arhivskoga gradiva arhivima.
Članak
51.
Općina je obvezna arhivsko gradivo, nakon
provedenoga odabiranja i izlučivanja, predati DA u izvorniku, sređeno, tehnički
opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
Izvornik je svaki prvotni zapis bez obzira na
podlogu i vrstu zapisa, a koji ima oznake pravne valjanosti.
Općina, pri predaji arhivskoga gradiva,
nadležnom arhivu ne može izvornike nadomjestiti preslikama.
Sređenim se smatra ono arhivsko gradivo u
kojem se pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživanja zapisa nastale u
procesu poslovanja nalaze u sklopu arhivskoga gradiva na mjestu određenom
načinom upravljanja spisa te njihova odlaganja.
Popisanim se smatra ono arhivsko gradivo za
koje je javnopravna osoba, nakon odabiranja gradiva izradila popis koji
sadržava:
1.naziv stvaratelja gradiva,
2.vrijeme nastanka gradiva obuhvaćenog
popisom,
3.ukupna količina gradiva,
4.ime i prezime osobe koja je izradila popis,
5.datum popisa.
Za svaku jedinicu popisa navodi se barem:
1.redni broj,
2.naziv, odnosno sadržaj,
3.vrijeme nastanka,
4.količina.
Cjelovitim se smatra ukupno arhivsko gradivo
nastalo radom stvaratelja u vremenskom razdoblju za koje se predaje arhivu
(uredske knjige i druge evidencije o gradivu, zapisi koji sadržavaju osobne
podatke kao i zapisi označeni kao tajni, bez obzira na vrstu i stupanj
tajnosti, te tiskano, ili na drugi način umnoženo, arhivsko gradivo, nastalo za
potrebe obavješćivanja, kao što su interne publikacije i časopisi, tiskani
planovi i poslovne vijesti, tiskani zapisnici sjednica i druge tiskovine:
plakati, letci, prospekti, upute, programi, pozivi itd).
Tehnički opremljenim smatra se ono arhivsko
gradivo kod kojega su: osnovne jedinice udruživanja spisa uložene u papirnate
ovitke (»košuljice«), mape i drugu zaštitnu opremu, te u
tehničke jedinice (arhivske kutije ili drugu
odgovarajuću opremu); filmske i mikrofilmske vrpce opremljene odgovarajućim
kalemima i kutijama; ostale medije smještene u odgovarajuću zaštitnu ambalažu.
Arhivsko gradivo ne smije biti spojeno metalnim spojnicima ili drugim metalnim
predmetima, te ne smije biti uloženo u plastične omote.
Označenim gradivom smatra se ono arhivsko
gradivo čije tehničke jedinice imaju natpise koji sadržavaju:
.naziv javnopravne osobe, a po potrebi i
naziv organizacijske jedinice čijim je djelovanjem nastalo arhivsko gradivo,
.redni broj tehničke jedinice u popisu,
.oznake jedinica gradiva/sadržaj,
.vremenski raspon gradiva u tehničkoj
jedinici.
Članak
52.
O predaji arhivskoga gradiva arhivu sastavlja
se primopredajni zapisnik koji sadržava sljedeće podatke:
.datum i mjesto primopredaje,
.naziv javnopravne osobe koja predaje
arhivsko gradivo, te ime i prezime odgovorne osobe,
.naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo
te ime i prezime odgovorne osobe,
.imena i prezimena osoba koje su obavile
primopredaju,
.zakonsku osnovu primopredaje,
.naziv, sjedište i vrijeme djelovanja
stvaratelja gradiva koje se predaje (ako se predaje gradivo nastalo djelovanjem
više stvaratelja navode se podatci za svakoga stvaratelja pojedinačno),
.naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva,
.vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se
predaje,
.količinu gradiva koje se predaje, izraženu u
broju tehničkih jedinica (omota, mapa, kutija, svežnjeva, knjiga, kolutova i
dr.), u dužnim metrima ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici,
.napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti
gradiva i objašnjenje što ga o tome daje predavatelj,
.napomenu o uvjetima korištenja gradiva.
Obvezatni sastavni dijelovi zapisnika su
također:
.popis preuzetoga arhivskoga gradiva,
.popis arhivskog gradiva koje je privremeno
ostalo kod imatelja i rok do koga će biti predano arhivu.
Članak
53.
Zapisnik iz prethodnog članka izrađuje se u
četiri primjerka, od kojih dva zadržava Općina, a dva DA.
DA mora čuvati tajnost povjerljivih podataka
sadržanih u arhivskome gradivu, koje je preuzeo.
Gradivo koje sadržava osobne podatke, kao i
gradivo za koje je utvrđen stupanj tajnosti, mora se u popisu posebno označiti
te navesti rok dostupnosti javnosti.
Članak
54.
Gradivo koje je predano u nadležni DA može se
koristiti na način predviđen Zakonom i Pravilnikom o korištenju arhivskoga
gradiva.
VIII.ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU,
OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA
Članak
55.
Općina je dužna imati odgovornu osobu za rad
pismohrane, te zaduženog radnika s punim ili djelomičnim radnim vremenom u
pismohrani.
Članak
56.
Zaduženi radnik provodi sve postupke zaštite
i obrade arhivskog i registraturnog gradiva, odnosno zaprimanje, evidentiranje,
klasifikacija, označavanje i tehničko opremanje gradiva, vođenje uredskih
evidencija i drugih evidencija o gradivu, sređivanje i opis gradiva, odlaganje
i zaštita gradiva, vrednovanje i izlučivanje gradiva.
Zaduženi radnik:
.mora imati najmanje srednju stručnu spremu,
.mora imati najmanje 6 mjeseci radnog
iskustva na obavljanju poslova na zaštiti i obradi gradiva,
.mora ispunjavati uvjete za obavljanje
poslova skrbi o arhivskom gradivu prema Zakonu odnosno Pravilniku o zaštiti i
čuvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva.
.mora položiti stručni ispit za upravljanje
dokumentarnim gradivom
Članak
57.
Za zaduženog radnika imenuje se osoba koja
dobro poznaje sustav poslovne dokumentacije, njegovu organizacijsku strukturu,
način kolanja dokumentacije, arhivsko poslovanje i rad na računalu, te ima
položen ispit predviđen Pravilnikom o stručnom usavršavanju i provjeri stručne
osposobljenosti djelatnika u pismohranama.
Ukoliko radnik iz stavka 1. ovoga članka nema
položen stručni ispit, dužan ga je položiti nakon 6 mjeseci od dana stupanja na
posao zaštite i obrade gradiva.
Članak
58.
Radnik u pismohrani dužan je u svome radu
pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:
.čuvati integritet gradiva i na taj način
pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,
.dokumentirati svoje postupke pri obradi
gradiva i opravdati ih,
.poštivati slobodu pristupa informacijama i
propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti, te postupati
unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi,
.osobito povjerenje koje mu je povjereno
koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo
čiju neopravdanu korist,
.nastojati postići najbolju stručnu razinu
sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s
drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.
Članak
59.
Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili
raskida radnog odnosa odgovorna osoba i zadužena osoba za pismohranu, dužni su
izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnoga gradiva s osobom, koja
preuzima pismohranu.
Članak
60.
U slučaju oštećenja, nestanka ili gubitka
dijela arhivskoga gradiva prouzročenog neodgovornim ponašanjem zaduženog
radnika ili radnika koji je koristio arhivsko gradivo, isto predstavlja osnovu
za pokretanje disciplinskog postupka, nakon kojeg se može izreći i mjera
prekida radnog odnosa.
Pored disciplinske odgovornosti radnici mogu
odgovarati prekršajno ili kazneno kada su za to ostvareni uvjeti iz Zakona.
IX. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak
61.
Sastavni dio ovog Pravilnika je i Poseban
popis s rokovima čuvanja gradiva nastalog radom Općine.
Rokovi navedeni u Popisu su minimalni i
osnova su za provođenje postupka odabiranja i izlučivanja.
Popis sadrži i kategorije gradiva koje se
čuvaju na mikrofilmu, CD-u, DVD-u, pa rokovi čuvanja vrijede i za tako
arhiviranu dokumentaciju.
Članak
62.
Ne sve što ovim Pravilnikom nije posebno
obuhvaćeno, primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima podzakonski
akti, kao i drugi propisi, kojima se pobliže uređuje rukovanje i rokovi čuvanja
arhivskoga gradiva.
Članak
63.
Stupanjem na snagu ovog Pravilnika prestaje
važiti Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva Općine,
Klasa: 022-05/06-01/13, Urbroj: 2142-03-06-4 od 03. srpnja 2006. godine.
Članak
64.
Ovaj Pravilnik i Poseban popis s rokovima
čuvanja gradiva stupaju na snagu osmog dana od dana objave u »Službenim
novinama Primorsko-goranske županije«, a po dobivenoj suglasnosti na Pravilnik,
odnosno odobrenja na Popis od strane nadležnog DA.
KLASA: 036-01/19-01/1
URBROJ: 2142-03-02/1-19-3
Baška, 01. ožujka 2019. godine
OPĆINA
BAŠKA
Općinski načelnik
Mr.sc. Toni Juranić, dipl.oec
*tablica se nalazi na kraju dokumenta*
