12.
Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«
broj 105/97), članka 18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i
registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« broj 63/04), članka 99.
Statuta Općine Viškovo (»Službene novine« Primorsko-goranske županije broj
24/01 i 15/04) Općinsko poglavarstvo Općine Viškovo, na svojoj 139. sjednici
održanoj dana 31. svibnja 2005. godine donijelo je
PRAVILNIK
o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva (u
nastavku: Pravilnik) uređuje se:
- uredsko poslovanje
- način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi
- rokovi i način za internu primopredaju
- vođenja evidencija o dokumentaciji
- opremanje, označavanje i odlaganje gradiva
- korištenje arhivskog gradiva
- vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s postupkom uništavanja
izlučenog gradiva, prijenos informacija
- predaja gradiva nadležnom arhivu
- zaduženja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.
Članak 2.
Arhivskim gradivom smatra se sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani,
tiskani, snimljeni i na drugi način zabilježeni) dokumentarni materijal, koji
je od značaja za povijest i za druge znanstvene potrebe, a nastao radom
stvaratelja i njegovih prednika, bez obzira kada je nastao, gdje se nalazi i
neovisno o obliku i nosaču na kojem je nastao.
Članak 3.
Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili
primljenih poslovanjem stvaratelja i njegovih prednika i obuhvaća spise,
isprave, karte, poslovne i uredske knjige, kartoteke, plakate, tiskovnice,
zvučne zapise, strojno čitljive zapise, mikroblike, datoteke (uključujući i
programe i pomagala za njihovo korištenje).
Članak 4.
Arhivsko gradivo nastaje iz registraturnog nakon provedenog postupka
odabiranja prema popisu što ga utvrdi stvaratelj.
Gradivo nastalo radom i djelovanjem stvaratelja je javno arhivsko gradivo
prema odredbama Zakona.
Članak 5.
Registraturno i arhivsko gradivo osigurava se od oštećenja, uništenja ili
nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo
prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.
II. UREDSKO POSLOVANJE, NAČIN OBRADE I RUKOVANJA PREDMETIMA, EVIDENCIJE I
ROKOVI INTERNE PRIMOPREDAJE
Članak 6.
Uredsko poslovanje obuhvaća sljedeće radne postupke:
- prijem i otprema zapisa
- evidentiranje zapisa u odgovarajuće evidencije (uredske knjige)
- dostavljanje u rad i razvođenje
- odlaganje zapisa.
Članak 7.
Prijem i otpremu spisa vodi zaduženi službenik poštujući odredbe Uredbe o
uredskom poslovanju primjenom sustava klasifikacijskih oznaka i urudžbenih
brojeva.
Nakon prijema spisa zadužen službenik obavlja sljedeće radnje:
- stavlja prijemni štambilj na gornjem desnom kutu spisa s naznakom
klasifikacijske oznake i urudžbenog broja, datuma prijema i naznake da li spis
ima priloga
- spis evidentira u urudžbeni zapisnik
- upoznaje odgovornu osobu s pristiglim spisom i nakon što dobije raspored
od odgovorne osobe
- razvodi spis i dostavlja ga na obradu zaduženom službeniku uz
evidentiranje zaduženja u odgovarajućoj evidenciji.
Isti postupak je i u slučaju obrade spisa putem računala, osim što se ne
stavlja prijemni štambilj i ne upisuje se broj i datum rukom.
Članak 8.
Urudžbeni zapisnik vodi se na način predviđen Uredbom o uredskom poslovanju,
Uputstvom za izvršenje Uredbe i Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim
oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata te Planom
klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata
stvaratelja.
Popis akata dio je urudžbenog zapisnika za spise iste vrste masovne
produkcije iste klasifikacijske oznake.
Najkasnije do 30. siječnja iduće godine urudžbeni zapisnik se zaključuje s
konstatacijom o stanju spisa, potpisom zaduženog službenika i pečatom.
Članak 9.
Ako se urudžbeni zapisnik vodi putem računala ista se konstatacija navodi na
kraju zapisnika, a umjesto potpisa zaduženog radnika navodi se njegovo ime.
Urudžbeni zapisnik vođen računalnim putem mora se presnimiti na pokretni
informatički nosač u najmanje dva primjerka (diskete, CD-i i sl.).
Na pokretnom mediju je signatura koja sadrži informaciju o tvorcu, vrsti
dokumenta, kronološkoj oznaci nastanka i u kojem formatu je određeni medij
(Word u Windows 97 i sl.), s naznakom da se čuva trajno.
Članak 10.
Evidentiranje ulaznih i izlaznih računa vodi se posebno u knjigama ulaznih i
izlaznih računa.
Knjige se mogu voditi i pomoću računala.
Članak 11.
Odgovorna osoba propisuje koje evidencije su dužne pojedine službe voditi o
određenim kategorijama spisa, dokumenata i zapisa.
Članak 12.
Zaduženi službenici zadržavaju spise do njihovog rješavanja, a najduže dvije
godine u svojem odjelu u »priručnom arhivu« (uredski ormari, police, ladice i
sl.).
Na omotu spisa stavlja se kategorija spisa i rok čuvanja.
Ukoliko je zapis sačinjen putem računala na pokretnom informatičkom nosaču
stavlja se istovrsna signatura kao i na omotu spisa.
Članak 13.
Po okončanju rada na spisima, odnosno, nakon proteka roka od dvije godine,
gradivo se predaje zaduženom službeniku za pismohranu stvaratelja.
Gradivo se predaje u sređenom stanju, u formiranim arhivskim jedinicama
(mape, kutije, svežnjevi, registratori i sl.), signirano na propisan način, što
znači da svaka arhivska jedinica ima sljedeću signaturu:
- naziv stvaratelja s nazivom organizacijske jedinice
- godina nastanka
- oznaka kategorije gradiva
- granični brojevi predmeta
- rok čuvanja.
III. OPREMANJE, OZNAČAVANJE, ODLAGANJE, UVJETI ČUVANJA I NAČIN KORIŠTENJA
ARHIVSKOG GRADIVA
Članak 14.
Zaduženi službenik za pismohranu vrši prijem gradiva iz pričuvnih arhiva
organizacijskih odjela jednom godišnje, u pravilu tijekom travnja i svibnja.
Prijem gradiva vrši se uz zapisnik koji sadrži podatke o vrsti gradiva,
količini, godini nastanka, organizacijskoj cjelini, zaduženom službeniku koji
predaje gradivo. Uz zapisnik dostavlja se popis gradiva koje se preuzima.
Gradivo koje ne sadrži navedene elemente neće se preuzimati iz priručnih
arhiva u pismohranu.
Članak 15.
Gradivo izuzetnog značaja koje je kvalificirano od odgovorne osobe kao takvo
ili gradivo koje ima oznaku poslovne ili službene tajne, čuva se izdvojeno, pod
posebnim uvjetima, u metalnim ormarima ili kasama.
Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo ovlaštena osoba.
Članak 16.
Preuzeto gradivo iz priručnih arhiva evidentira se u arhivsku knjigu prema
kategorijama koje su sadržane u Posebnom popisu s rokovima čuvanja.
Zaduženi službenik za pismohranu dužan je na arhivskoj jedinici upisati
arhivski broj iz arhivske knjige u kojoj je evidentirana određena kategorija
gradiva.
Redni broj upisa u arhivsku knjigu nastavlja se neprekidno bez obzira na
vrijeme nastanka i vrstu ili kategoriju gradiva.
Članak 17.
Gradivo se tehnički sprema u odgovarajuće arhivske jedinice i to na način da
se trajno gradivo odlaže u zaštitne omote, očišćeno i s odstranjenim
uzročnicima oštećenja papira (metalne spojnice, prašina, insekti i sl.), a
nakon toga u arhivske kutije ili herbarije koji ne sadrže metalne dijelove.
Na arhivskim kutijama ili herbarijima stavlja se signatura stvaratelja,
organizacijske jedinice, vrste gradiva, vremenskog razdoblja kad je gradivo
nastalo, rok čuvanja i arhivski broj.
Gradivo koje se čuva do 10 godina odlaže se u postojećim arhivskim
jedinicama (registratori, mape i sl.) uz signaturu koja sadrži sve elemente
signature trajnog arhivskog gradiva.
Članak 18.
Gradivo se odlaže na metalne police koje su numerirane sustavom rimskih
brojeva i abecedno.
Mogu se koristiti i drvene police, metalni i drveni ormari uz osiguranje
primjerenih sredstava za zaštitu od požara.
Članak 19.
Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno
gradivo nastalo radom stvaratelja ili to može biti više prostora pogodnih za
odlaganje određenih cjelina i kategorija gradiva.
Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za
smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.
Prostor je zaključan i pristup njemu imaju zaduženi službenik i ovlaštene
osobe.
Članak 20.
Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u cijelosti, može se koristiti
po prethodno dobivenoj suglasnosti odgovorne osobe.
Gradivo se koristi izdavanjem originala zapisa, davanjem preslika ili
korištenjem na mjestu gdje je gradivo odloženo.
U slučaju da se daje original na korištenje, korisnik je dužan potpisati
revers na posuđeno gradivo. Revers se odlaže na mjesto gdje je prethodno bilo
odloženo posuđeno gradivo.
IV. ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA, PRIJENOS INFORMACIJA NA
NEKONVENCIONALNE MEDIJE
1. Odabiranje i izlučivanje konvencionalnog gradiva
Članak 21.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se kada je cjelokupno gradivo
sređeno i popisano.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se na temelju Posebnog popisa sa
rokovima čuvanja i pozitivnih propisa koji reguliraju čuvanje određenih
kategorija dokumenata, a koji se nalazi u privitku ovog Pravilnika i čini
njegov sastavni dio.
Članak 22.
Postupak odabiranja i izlučivanja priprema zaduženi službenik za pismohranu.
Pripremljeno i popisano gradivo za izlučivanje s prijedlogom i obrazloženjem
dostavlja se odgovornoj osobi.
Odgovorna osoba pokreće postupak izlučivanja dostavljanjem prijedloga s
popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje Vanjskoj arhivskoj službi nadležnog
državnog arhiva.
Članak 23.
Prijedlog za izlučivanje sadrži:
- naziv stvaratelja gradiva
- vrstu gradiva i kategoriju iz koje se vrši izlučivanje
- količinu i vrijeme nastanka gradiva
Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo izdvojeno i popisano i pripremljeno
za očevid od strane Vanjske arhivske službe nadležnog državnog arhiva.
Članak 24.
Postupak provodi tročlana stručna komisija sastavljena od službenika onih
upravnih odjela iz kojih se vrši izlučivanje gradiva.
Nakon izvršenog očevida u pripremljeno gradivo stručna komisija i ovlašteni
djelatnik Vanjske arhivske službe nadležnog državnog arhiva predlažu donošenje
rješenja kojim se odobrava ili odbija izlučivanje gradiva.
O svojem radu stručna komisija sastavlja zapisnik.
Članak 25.
Nadležni državni arhiv donosi rješenje kojim se može predloženo gradivo za
izlučivanje odobriti u cijelosti ili djelomično ili ga u cijelosti odbiti.
Članak 26.
Nakon prijema rješenja kojim se odobrava izlučivanje, komisija predaje
izdvojeno gradivo u industrijsku preradu o čemu se sastavlja posebna bilješka.
2. Postupak s prijenosom informacija na nekonvencionalne medije
Članak 27.
Sukladno pozitivnim propisima određene kategorije dokumenata mogu se čuvati
i na nekonvencionalnim nositeljima podataka.
Prijenos informacija s konvencionalnih zapisa na nekonvencionalne vrši se
postupkom digitaliziranja ili mikrofilmiranjem.
Prijenosom informacija na nekonvencionalne medije ostvaruje se bolja
kontrola, brža dostupnost i sigurnost informacija.
Članak 28.
Pohranom arhivskih zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje
podataka, izvorni oblik gradiva čuva se i nadalje u originalu trajno.
Ovakav oblik pohrane vrši se isključivo iz sigurnosnih razloga.
Članak 29.
Posebne kategorije dokumenata utvrđene Zakonom o računovodstvu i Posebnim
popisom mogu se čuvati u određenom roku čuvanja isključivo na nekonvencionalnim
nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom.
Članak 30.
Kategorije dokumenata određene Posebnim popisom u skladu sa Zakonom
označavaju se kao dokumenti koji se mogu čuvati i na nekonvencionalnim
nositeljima informacija.
Takve kategorije dokumenata čuvaju se u originalu na konvencionalnim
nositeljima informacija (papir) u priručnim arhivima dvije godine.
Nakon proteka roka od dvije godine takva se dokumentacija predaje zaduženom
službeniku za pismohranu društva.
Zaduženi službenik stavlja oznaku na arhivskoj jedinici da se takva
dokumentacija može digitalizirati ili mikrofilmirati.
Članak 31.
Prijenos informacija na nekonvencionalne medije vrši se na način da se
određene kategorije dokumenata iste vrste snimaju na pojedinačnom
nekonvencionalnom nositelju informacija (mikrofilm, compact disc).
Prijenos informacija digitaliziranjem ili mikrofilmiranjem može se povjeriti
specijalnoj tvrtki koja obavlja te poslove.
Članak 32.
Po dovršenom postupku prijenosa informacija na nekonvencionalne medije,
tročlana komisija utvrđuje identičnost originala i snimljenih dokumenata na
nekonvencionalnom mediju.
Provjera identičnosti vrši se metodom slučajnog uzorka za svaki pojedinačni
nekonvencionalni nositelj informacija.
Provjera se vrši na najmanje 10 uzoraka uz zapisničko konstatiranje
utvrđenih rezultata identičnosti.
Ukoliko je rezultat utvrđivanja identičnosti 100%, originalno gradivo na
papiru može se predložiti za izlučivanje.
Članak 33.
Postupak mikrofilmiranja i digitaliziranja provodi se jednom godišnje, u
pravilu u listopadu ili studenom, nakon usvajanja završnog računa i izvješća
revizije o poslovanju.
Članak 34.
Pohranjeni dokumenti na nekonvencionalnim medijima čuvaju se na tri
pojedinačna nositelja.
Nekonvencionalni mediji čuvaju se na odvojenim mjestima i to: jedan
primjerak ima općinski načelnik, jedan primjerak ima upravni odjel koji je
stvarao tu kategoriju dokumenata i treći primjerak je pohranjen kod zaduženog
službenika za pismohranu.
Članak 35.
Dokumenti pohranjeni na nekonvencionalnim medijima zaštićeni su na način da
je pristup njima omogućen isključivo ovlaštenim osobama koje su upoznate s
pristupnim kodom na takvom mediju.
V. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 36.
Arhivsko gradivo stvaratelja i prednika imaju status javnog arhivskog
gradiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Gradivo se čuva u pismohrani stvaratelja do predaje na pohranu u spremišta
nadležnog državnog arhiva.
Članak 37.
Gradivo se predaje na pohranu u spremišta nadležnog državnog arhiva sređeno,
popisano, arhivirano u arhivske jedinice na način predviđen Zakonom i
Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.
Predaja se vrši uz zapisničko konstatiranje.
Članak 38.
Gradivo koje je predano na pohranu u arhiv može se koristiti na način
predviđen Zakonom.
Izuzetno, odgovorna osoba može ograničiti korištenje onog dijela gradiva
koji sadrži osobne podatke pojedinaca.
VI. ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA
Članak 39.
O gradivu skrbi zaduženi službenik pismohrane.
Zaduženi službenik provodi sve postupke zaštite gradiva, priprema gradivo za
izlučivanje, vodi propisane evidencije, predlaže poboljšanje uvjeta čuvanja,
izdaje gradivo na korištenje, prati propise i neposredno ih primjenjuje i
informira o stanju gradiva.
Zaduženi službenik mora ispunjavati uvjete za obavljanje poslova skrbi o
arhivskom gradivu prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Članak 40.
Zaduženi službenik je osoba koja dobro poznaje sustav poslovne
dokumentacije, njegovu organizacijsku strukturu, način kolanja dokumentacije,
arhivsko poslovanje i rad s računalom.
Članak 41.
U slučaju oštećenja, nestanka ili gubitka dijela arhivskog gradiva
prouzročenog neodgovornim ponašanjem zaduženog službenika koji je koristio
arhivsko gradivo, isto predstavlja osnovu za pokretanje disciplinskog postupka,
nakon kojeg se može izreći i mjera prekida radnog odnosa.
Pored disciplinske odgovornosti službenici mogu odgovarati prekršajno ili
kazneno kada su za to ostvareni uvjeti iz zakona.
VII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 42.
Posebnim popisom utvrđuju se rokovi čuvanja određenih kategorija gradiva.
Rokovi navedeni u popisu su minimalni i osnova su za provođenje postupka
odabiranja i izlučivanja.
Popis sadrži i kategorije gradiva koje se čuvaju na mikrofilmu ili compact
discu i rokovi čuvanja vrijede i za tako arhiviranu dokumentaciju.
Članak 43.
Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u »Službenim novinama«
Primorsko-goranske županije.
Suglasnost na Posebni popis s rokovima čuvanja daje nadležni državni arhiv i
nakon dobivene suglasnosti isti se može primjenjivati.
Članak 44.
Stupanjem na snagu ovoga Pravilnika prestaju vrijediti odredbe Pravilnika o
zaštiti arhivskog gradiva donesenog 21. svibnja 1996. godine.
Klasa: 022-01/05-01/76
Ur. broj: 2170-09-05-01-1
Viškovo, 31. svibnja 2005.
OPĆINSKO POGLAVARSTVO OPĆINE VIŠKOVO
Predsjednik
Općinskog poglavarstva
Goran Petrc, prof., v.r.
