40.
Na temelju članka 18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i
registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« broj 105/97 i 63/04) i
članka 40. Statuta Općine Omišalj (»Službene novine« Primorsko-goranske
županije broj 23/01 i 7/02), Općinsko poglavarastvo Općine Omišalj, na sjednici
12. kolovoza 2005. godine donijelo je
PRAVILNIK
o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva (u
nastavku teksta: Pravilnik) uređuje se:
- uredsko poslovanje
- način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi
- rokovi i način za internu primopredaju
- vođenje evidencija o dokumentaciji
- opremanje, označavanje i odlaganje gradiva
- korištenje arhivskog gradiva
- vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s postupkom uništavanja
izlučenog gradiva, migracija informacija
- predaja gradiva nadležnom arhivu
- zaduženja i dogovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.
Članak 2.
Arhivskim gradivom smatra se sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani,
tiskani, snimljeni i na drugi način zabilježeni) dokumentarni materijal, koji
je od značaja za povijest i za druge znanstvene potrebe, a nastao radom
stvaratelja i njegovih prednika, bez obzira kada je nastao, gdje se nalazi i
neovisno o obliku i nosaču na kojem je nastao.
Članak 3.
Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili
primljenih poslovanjem stvaratelja i njegovih prednika i obuhvaća spise,
isprave, karte, poslovne i uredske knjige, kartoteke, plakate, tiskovnice,
zvučne zapise, strojno čitljive zapise, mikrooblike, datoteke (uključujući i
programe i pomagala za njihovo korištenje).
Članak 4.
Arhivsko gradivo nastaje iz registraturnog nakon provedenog postupka
odabiranja prema posebnom popisu što ga utvrdi stvaratelj.
Gradivo nastalo radom i djelovanjem stvaratelja je javno arhivsko gradivo
prema odredbama Zakona.
Članak 5.
Registraturno i arhivsko gradivo osigurava se od oštećenja, uništenja ili
nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo
prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.
II. UREDSKO POSLOVANJE, NAČIN OBRADE I RUKOVANJA PREDMETIMA, EVIDENCIJE I
ROKOVI INTERNE PRIMOPREDAJE
Članak 6.
Uredsko poslovanje obuhvaća sljedeće radne postupke:
- prijem i otpremu zapisa
- evidentiranje zapisa u odgovarajuće evidencije (uredske knjige)
- dostavljanje u rad i razvođenje
- odlaganje zapisa.
Članak 7.
Prijem i otpremu spisa vodi zaduženi službenik Upravnog odjela poštujući
odredbe Uredbe o uredskom poslovanju primjenom sustava klasifikacijskih oznaka
i urudžbenih brojeva.
Nakon prijema spisa zaduženi službenik obavlja sljedeće radnje:
- stavlja prijemni štambilj na gornjem desnom kutu spisa s naznakom
klasifikacijske oznake i urudžbenog broja, datuma prijema i naznake da li spis
ima priloga
- spis evidentira u urudžbeni zapisnik
- upoznaje odgovornu osobu s pristiglim spisom i nakon što dobije raspored
od odgovorne osobe
- razvodi spis i dostavlja ga na obradu zaduženom službeniku uz
evidentiranje zaduženja u odgovarajućoj evidenciji.
Isti postupak je i u slučaju obrade spisa putem računala, osim što se ne
stavlja prijemni štambilj i ne upisuje se broj i datum rukom.
Članak 8.
Urudžbeni zapisnik vodi se na način predviđen Uredbom o uredskom poslovanju,
Uputstvom za izvršenje Uredbe i Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim
oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata te Planom
klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja akata
stvaratelja.
Popis akata dio je urudžbenog zapisnika za veći broj spisa iste vrste većeg
obima i iste klasifikacijske oznake.
Najkasnije do 30. siječnja naredne godine urudžbeni zapisnik se zaključuje s
konstatacijom o stanju spisa, potpisom zaduženog službenika i pečatom.
Članak 9.
Ukoliko se vodi urudžbeni zapisnik putem računala ista se konstatacija
navodi na kraju zapisnika, a umjesto potpisa zaduženog službenika navodi se
njegovo ime.
Urudžbeni zapisnik vođen računalnim putem mora se presnimiti na pokretni
informatički nosač u najmanje dva primjerka (diskete, CD-i i sl.).
Na pokretnom mediju je signatura koja sadrži informaciju o tvorcu, vrsti
dokumenta, kronološkoj oznaci nastanka i u kojem formatu je određeni medij
(Word u Windows 97 i sl.), s naznakom da se čuva trajno.
Članak 10.
Evidentiranje ulaznih i izlaznih računa vodi se posebno u knjigama ulaznih i
izlaznih računa.
Knjige se mogu voditi i pomoću računala.
Članak 11.
Odgovorna osoba propisuje koje evidencije se vode o određenim kategorijama
spisa, dokumenata i zapisa.
Članak 12.
Zaduženi službenici Upravnog odjela zadržavaju spise do njihovog rješavanja,
a najdulje dvije godine, u svojem »priručnom arhivu« (uredski ormari, police,
ladice i sl.).
Na omotu spisa stavlja se kategorija spisa i rok čuvanja.
Ukoliko je zapis sačinjen putem računala na pokretnom informatičkom nosaču
stavlja se istovrsna signatura kao i na omotu spisa.
Članak 13.
Po okončanju rada na spisima, odnosno, nakon proteka roka od dvije godine,
gradivo se predaje zaduženom službeniku za pismohranu Upravnog odjela.
Gradivo se predaje u sređenom stanju, u formiranim arhivskim jedinicama
(mape, kutije, svežnjevi, registratori i sl.), signirano na propisan način:
- naziv stvaratelja
- godina nastanka
- oznaka kategorije gradiva
- granični brojevi predmeta
- rok čuvanja.
III. OPREMANJE, OZNAČAVNJE, ODLAGANJE, UVJETI ČUVANJA I NAČIN KORIŠTENJA
ARHIVSKOGA GRADIVA
Članak 14.
Zaduženi službenik za pismohranu vrši prijem gradiva iz priručnih arhiva
službenika kontinuirano.
Članak 15.
Gradivo izuzetnog značaja koje je klasificirano od odgovorne osobe kao
takvo, ili gradivo koje ima oznaku poslovne ili službene tajne, čuva se
izdvojeno, pod posebnim uvjetima, u metalnim ormarima ili kasama.
Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo ovlaštena osoba.
Članak 16.
Preuzeto gradivo iz priručnih arhiva evidentira se u arhivsku knjigu prema
kategorijama koje su sadržane u Posebnom popisu s rokovima čuvanja.
Zaduženi službenik za pismohranu dužan je na arhivskoj jedinici upisati
arhivski broj iz arhivske knjige u kojoj je evidentirana određena kategorija
gradiva.
Redni broj upisa u arhivsku knjigu nastavlja se neprekidno bez obzira na
vrijeme nastanka i vrstu ili kategoriju gradiva.
Članak 17.
Gradivo se tehnički oprema u odgovarajuće arhivske jedinice i to na način da
se trajno gradivo odlaže u zaštitne omote, očišćeno i s odstranjenim
uzročnicima oštećenja papira (metalne spojnice, prašina, insekti i sl.), a
nakon toga u arhivske kutije ili herbarije koji ne sadrže metalne dijelove.
Na arhivskim kutijama ili herbarijima stavlja se signatura stvaratelja,
vrste gradiva, vremenskog razdoblja kad je gradivo nastalo, rok čuvanja i
arhivski broj.
Gradivo koje se čuva do 10 godina odlaže se u postojećim arhivskim
jedinicama (registratori, mape i sl.) uz signaturu koja sadrži sve elemente
signature trajnog arhivskog gradiva.
Članak 18.
Gradivo se odlaže na metalne police koje su numerirane sustavom rimskih
brojeva i abecedno.
Mogu se koristiti i drvene police, metalni i drveni ormari uz osiguranje
primjerenih sredstava za zaštitu od požara.
Članak 19.
Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno
gradivo nastalo radom stvaratelja ili to može biti više prostora pogodnih za
odlaganje određenih cjelina i kategorija gradiva.
Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za
smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.
Prostor je zaključan i pristup njemu imaju zaduženi službenik i ovlaštene
osobe.
Članak 20.
Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u cijelosti, može se koristiti
po prethodno dobivenoj suglasnosti odgovorne osobe.
Gradivo se koristi izdavanjem originala zapisa, davanjem preslika ili
korištenjem na mjestu gdje je gradivo odloženo.
U slučaju da se daje original na korištenje, korisnik je dužan potpisati
revers na posuđeno gradivo. Revers se odlaže na mjesto gdje je prethodno bilo
odloženo posuđeno gradivo.
IV. ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA, MIGRACIJA INFORMACIJA NA
NEKONVENCIONALNE MEDIJE
1. Odabiranje i izlučivanje konvencionalnog gradiva
Članak 21.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se kada je cjelokupno gradivo
sređeno i popisano.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se na temelju Posebnog popisa s
rokovima čuvanja i pozitivnih propisa koji reguliraju čuvanje određenih
kategorija dokumenata.
Članak 22.
Postupak odabiranja i izlučivanja priprema zaduženi službenik za pismohranu
Upravnog odjela.
Pripremljeno i popisano gradivo za izlučivanje s prijedlogom i obrazloženjem
dostavlja se odgovornoj osobi.
Odgovorna osoba pokreće postupak izlučivanja dostavljanjem prijedloga s
popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje Vanjskoj arhivskoj službi nadležnog
Državnog arhiva.
Članak 23.
Prijedlog za izlučivanje sadrži:
- naziv stvaratelja gradiva
- vrstu gradiva i kategoriju iz koje se vrši izlučivanje
- količinu i vrijeme nastanka gradiva.
Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo izdvojeno i popisano i pripremljeno
za očevid od strane Vanjske arhivske službe nadležnog državnog arhiva.
Članak 24.
Postupak provodi tročlana komisija sastavljena od službenika Upravnog
odjela.
Nakon izvršenog očevida u pripremljeno gradivo komisija i ovlašteni
djelatnik Vanjske arhivske službe nadležnog Državnog arhiva predlažu donošenje
rješenja kojim se odobrava ili odbija izlučivanje gradiva.
O svojem radu komisija sastavlja zapisnik.
Članak 25.
Nadležni državni arhiv donosi rješenje kojim može predloženo gradivo za
izlučivanje odobriti u cijelosti ili djelomično ili ga u cijelosti odbiti.
Članak 26.
Nakon prijema rješenja kojim se odobrava izlučivanje komisija predaje izdvojeno
gradivo u industrijsku preradu, o čemu se sastavlja posebna bilješka.
2. Postupak s prijenosom informacija na nekonvencionalne medije
Članak 27.
Sukladno pozitivnim propisima određene kategorije dokumenata mogu se čuvati
i na nekonvencionalnim nositeljima podataka.
Prijenos informacija s konvencionalnih zapisa na nekonvencionalne vrši se
postupkom digitaliziranja ili mikrofilmiranjem.
Članak 28.
Pohranom arhivskih zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje
podataka izvorni oblik gradiva čuva se i nadalje u originalu trajno.
Ovakav oblik pohrane vrši se isključivo iz sigurnosnih razloga.
Članak 29.
Posebne kategorije dokumenata utvrđene Zakonom o računovodstvu i Posebnim
popisom mogu se čuvati u određenom roku čuvanja isključivo na nekonvencionalnim
nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom.
Članak 30.
Kategorije dokumenata određene Posebnim popisom u skladu sa Zakonom
označavaju se kao dokumenti koji se mogu čuvati i na nekonvencionalnim
nositeljima informacija.
Takve kategorije dokumenata čuvaju se u originalu na konvencionalnim
nositeljima informacija (papir) u priručnim arhivima dvije godine.
Nakon proteka roka od dvije godine takva se dokumentacija predaje zaduženom
službeniku za pismohranu Upravnog odjela.
Zaduženi službenik stavlja oznaku na arhivskoj jedinici da se takva
dokumentacija može digitalizirati ili mikrofilmirati.
Članak 31.
Prijenos informacija na nekonvencionalne medije vrši se na način da se
određene kategorije dokumenata iste vrste snimaju na pojedinačnom
nekonvencionalnom nositelju informacija (mikrofilm, compact disc).
Prijenos informacija digitaliziranjem ili mikrofilmiranjem može se povjeriti
specijaliziranoj tvrtki koja obavlja te poslove.
Članak 32.
Po dovršenom postupku prijenosa informacija na nekonvencionalne medije,
tročlana komisija Upravnog odjela utvrđuje identičnost originala i snimljenih
dokumenata na nekonvencionalnom mediju.
Provjera identičnosti vrši se metodom slučajnog uzorka za svaki pojedinačni
nekonvencionalni nositelj informacija.
Provjera se vrši na najmanje 10 uzoraka uz zapisničko konstatiranje
utvrđenih rezultata identičnosti.
Ukoliko je rezultat utvrđivanja identičnosti 100%, originalno gradivo na
papiru može se predložiti za izlučivanje.
Članak 33.
Postupak mikrofilmiranja ili digitaliziranja provodi se jednom godišnje, u
pravilu u listopadu ili studenom, nakon usvajanja završnog računa i izvješća
revizije o poslovanju.
Članak 34.
Pohranjeni dokumenti na nekonvencionalnim medijima čuvaju se na dva
pojedinačna nositelja.
Nekonvencionalni mediji čuvaju se na odvojenim mjestima i to: jedan
primjerak ima pročelnik Upravnog odjela, a drugi primjerak je pohranjen kod
zaduženog službenika za pismohranu.
Članak 35.
Dokumenti pohranjeni na nekonvencionalnim medijima zaštićeni su na način da
je pristup njima omogućen isključivo
ovlaštenim osobama koje su upoznate s pristupnim kodom na
takvom mediju.
V. PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 36.
Arhivsko gradivo stvaratelja i prednika imaju status javnog arhivskog
gradiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Gradivo se čuva u pismohrani stvaratelja do predaje na pohranu u spremišta
nadležnog državnog arhiva.
Članak 37.
Gradivo se predaje na pohranu u spremišta nadležnog državnog arhiva sređeno,
popisano, arhivirano u arhivske jedinice na način predviđen Zakonom i
Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.
Predaja se vrši uz zapisničko konstatiranje.
Članak 38.
Gradivo koje je predano na pohranu u arhiv može se koristiti na način
predviđen Zakonom.
Izuzetno, odgovorna osoba može ograničiti korištenje onog dijela gradiva
koji sadrži osobne podatke pojedinaca.
VI. ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA
Članak 39.
O gradivu skrbi zaduženi službenik Upravnog odjela.
Zaduženi službenik provodi sve postupke zaštite gradiva, priprema gradivo za
izlučivanje, vodi propisane evidencije, predlaže poboljšanje uvjeta čuvanja,
izdaje gradivo na korištenje, prati propise i neposredno ih primjenjuje,
informira pročelnika Upravnog odjela o stanju gradiva.
Zaduženi službenik mora ispunjavati uvjete za obavljanje poslova skrbi o
arhivskom gradivu prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Članak 40.
U slučaju oštećenja, nestanka ili gubitka dijela arhivskog gradiva
prouzročenog neodgovornim ponašanjem zaduženog službenika ili službenika koji
je koristio arhivsko gradivo, isto predstavlja osnovu za pokretanje
disciplinskog postupka, nakon kojeg se može izreći i mjera prestanka radnog
odnosa.
Pored disciplinske odgovornosti službenici mogu odgovarati prekršajno ili
kazneno kada su za to ostvareni uvjeti iz zakona.
VII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 41.
Posebnim popisom utvrđuju se rokovi čuvanja određenih kategorija gradiva.
Rokovi navedeni u popisu su minimalni i osnova su za provođenje postupka
odabiranja i izlučivanja.
Popis sadrži i kategorije gradiva koje se čuvaju na mikrofilmu ili compact
discu i rokovi čuvanja vrijede i za tako arhiviranu dokumentaciju.
Članak 42.
Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Službenim novinama«
Primorsko-goranske županije.
Pravilnik i Posebni popis s rokovima čuvanja primjenjuje se nakon dobivene
suglasnosti nadležnog državnog arhiva.
Klasa: 022-05/05-01/22
Ur. broj: 2142-06-05-01-3
Omišalj, 12. kolovoza 2005.
OPĆINSKO POGLAVARSTVO
OPĆINE OMIŠALJ
Predsjednik
Tomo Sparožić v.r.
